Финансовый директор на новом месте с чего начать
Первые шаги финансового директора
Предпосылки к первым шагам финансового директора
Из первых шагов и состоит деятельность финансового директора на начальном этапе работы. С чего же начать финансовому директору на новом месте работы?
По сути новое место для финансового директора не появляется из ниоткуда. Прежде чем принять решение, будущий финансовый директор и работодатель присматриваются друг к другу. Уже на этом этапе вырисовывается контур нового места финансового директора как субъекта внутри предприятия. Ответы на вопросы, обозначенные ниже, могут быть получены уже на этапе собеседований. Более того, предпочтительнее получить разъяснения именно до принятия решения, разумеется в адекватном объёме. Результаты первых шагов закладывают фундамент для дальнейшей работы финансового директора на предприятии.
Собственно первые шаги финансового директора
Рекомендуются финансовому директору следующие шаги:
Порядок шагов для конкретного финансового директора на конкретном предприятии, конечно же, может отличаться от предлагаемого. Что не рекомендуется делать на первых шагах финансовому директору: запускать шаблонные изменения без привязки к конкретной практике данного предприятия.
Что делать финансовому директору после первых шагов
Разработка новых систем управления, их модернизация или внедрение осуществляются финансовым директором уже на следующих шагах. В горячке первых дней на работе это не получится сделать сразу, возможна только оценка того или иного участка предприятия. Они представляют собой последующие шаги финансового директора.
Первые шаги финансового директора в новой компании
По мнению автора статьи, в первые две недели работы на новом месте финансовому директору необходимо решить следующие задачи:
Остановимся подробнее на перечисленных задачах и рассмотрим возможные варианты их решения.
Определение целей собственника бизнеса
В российской практике ведения бизнеса можно выделить пять наиболее распространенных целей собственников бизнеса:
Единого мнения о приоритетности тех или иных задач, которые финансовый директор должен решить на новом месте работы, не существует. Многое зависит от специфики бизнеса, инструментов финансового управления, уже реализованных в компании.
В «Настольной книге финансового директора»1 Стивена Брега приведены рекомендации, которые следует учесть финансовому директору в первые дни работы. В частности, он советует:
Если собственник нацелен на интенсивный рост, например за счет внедрения новых продуктов, развития дистрибьюторской сети, роста производства, то финансовый директор, стремящийся экономить на каждом участке работы, не годится. Деятельность финансового департамента будет тормозить развитие компании. В этом случае нужен финансист, способный мыслить стратегически, и не только в финансовой сфере, но и в маркетинге, логистике и других областях.
Если компания, наоборот, готовится к продаже, выпуску на рынок акций или собственники намерены максимизировать прибыль для направления ее в другие проекты, то финансовый директор должен прежде всего обеспечить экономию затрат и оптимизировать все процессы.
Таблица Вопросы, которые следует выяснить у собственников бизнеса
Вопросы, которые финансовый директор в первую очередь должен выяснить у собственника, можно включить в анкету, заполняемую по итогам их общения (см. таблицу).
В разговоре с собственниками либо руководителями компании также необходимо понять, каким они видят ее будущее. Финансовому директору для дальнейшего построения системы финансового управления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
Дальнейшие действия финансового директора будут зависеть от полученных ответов. К примеру, от ответа на вопрос о личной вовлеченности собственника в процесс управления компанией зависит то, каким образом будет организована система учета и отчетности и какую информацию нужно будет предоставить собственнику бизнеса. Если владелец бизнеса планирует участвовать в оперативном управлении компанией, то ему потребуется управленческая отчетность, и лучше заранее согласовать с владельцем, какие данные должны быть в ней представлены. Если же он заинтересован лишь в получении дивидендов, то можно ограничиться бухгалтерской отчетностью.
Личный опыт
Дмитрий Домнин, генеральный директор ООО «Новая типография» (Москва)
Основываясь на своем опыте работы в должности финансового директора, могу сказать, что часть вопросов можно выяснить у руководства и прежнего финансового директора (если он доступен), другую часть — непосредственно у коллектива, причем в процессе знакомства и общения с сотрудниками можно понять, что они из себя представляют. Как правило, при таких беседах вскрываются проблемы, которые не обозначены руководством, но влияют на выполнение поставленных задач.
Определение стратегических показателей и их ключевых значений
Для того чтобы цели собственника были достигнуты, а результативность работы директора можно было оценить, нужно заранее определить показатели, характеризующие выполнение поставленных целей, а также сроки, в которые они должны быть достигнуты. Можно порекомендовать задать собственникам бизнеса следующие вопросы:
Личный опыт
Евгений Котов, генеральный директор ООО «Фабрика нетканых материалов «Весь мир» (г. Подольск)
Решения в компании принимает руководитель (генеральный директор, директор, президент), он же несет ответственность за выполнение задач, стоящих перед предприятием. Именно руководитель перераспределяет полномочия и ставит задачи подчиненным, в том числе и финансовому директору, который решает их в рамках своих полномочий. Существует мнение, что финансовый директор — это «консультант по последствиям капиталовложений», «владелец худшего сценария» или «рационализатор веры в светлое будущее». Поэтому его задача — увидеть «последствия капиталовложений», «светлое будущее» и «худший сценарий».
Личный опыт
Денис Саенко, финансовый директор ООО «Группа компаний «Раздолье» (ГК «Раздолье») (Москва)
Прежде чем принимать предложение об управлении финансовым подразделением, нужно определить ключевые показатели деятельности предприятия, уточнить его структуру и понять, каковы полномочия финансового директора. Также следует получить ответы на вопросы о финансовой стратегии компании, наличии перспективных проектов, структуре финансирования.
Можно порекомендовать ознакомиться с типовыми финансовыми документами (отчетом о прибылях и убытках, балансом, отчетом о движении денежных средств). Такая информация позволит финансовому директору сформировать стратегию первоначальных действий.
Дмитрий Домнин
В новой компании, в которую я пришел в качестве финансового директора, меня интересовали система и форма отчетности перед руководством и собственниками, система бюджетирования, организация денежных потоков, процесс сбора информации от подразделений и дочерних предприятий, система контроля деятельности филиалов и дочерних структур. Необходимо было также выяснить приоритеты в развитии предприятия (реинвестиции или получение денежных средств собственником). Пришлось также согласовывать с руководством критерии, по которым определялась успешность деятельности финансового директора.
Внедрение системы контроля денежных потоков
Как правило, в отечественных компаниях оперативное управление денежными потоками находится в руках собственника, генерального директора или их доверенных лиц.
Чтобы получить контроль над денежными потоками, в первую очередь необходимо ввести документы, регламентирующие расходование денежных средств, например заявку на оплату (это также могут быть служебные записки, реестры платежей и др.). Минимальный набор реквизитов такого документа включает следующие разделы:
В первый месяц работы финансового директора заявки на оплату служат инструментом сбора фактической информации. Реквизит «Инициатор платежа» позволяет отследить, какое подразделение компании осуществляет те или иные виды расходов. При этом необходимо авторизовать заявку у руководителя подразделения и генерального директора, что позволит избежать нецелевого использования средств компании. Заявки легко классифицировать по подразделениям и статьям расходов даже в Excel. Накопив информацию о фактических платежах за два-три месяца, можно переходить к лимитированию расходов и составлению платежного календаря.
Поскольку первым лицам компании подобные нововведения грозят некоторым ослаблением их влияния на финансовые потоки, то нужно разъяснять руководству необходимость делегирования полномочий, а также убеждать их внедрять систему бюджетирования, в рамках которой финансовый директор или подконтрольные ему сотрудники получат право решающей подписи в части платежей, утвержденных в бюджете.
Подписывая платежные документы, финансовый директор сможет своевременно получать информацию о деятельности компании, в том числе о ее расходах, приобретет статус топ-менеджера, что позволит избежать конфликтов с руководителями функциональных подразделений, а также начнет постепенно внедрять бюджетные процедуры.
Источники информации в компании
В большинстве компаний основными источниками информации для финансового директора могут служить:
Достаточно быстро предоставить информацию об имеющихся в компании информационных системах (для ведения производственного, бухгалтерского учета, для планирования) и о том, каким образом информация вводится в систему, а также ответить на другие вопросы могут сотрудники IT-службы.
Личный опыт
Вячеслав Гвоздев
Подбор информации, необходимой финансовому директору в первую очередь, определяется спецификой бизнеса, ситуацией в компании, целями, стоящими перед финансовым директором, и др.
Если у компании много контрагентов, то необходимы документы, связанные с оплатой, отражающие состояние дебиторской и кредиторской задолженностей, об остатках средств на счетах. Должностные инструкции в первое время не понадобятся, поскольку нужно не парализовать работу ФЭС, разбираясь с должностными обязанностями, а обеспечить бесперебойное функционирование всей компании. Упорядочить должностные обязанности можно и позже.
Утверждение функций ФЭС
Параллельно с описанными выше действиями новый финансовый директор должен четко определить функции своего подразделения. Для этого необходимо изучить уже существующие в компании положения и должностные инструкции, а также опыт других компаний.
Формирование команды
Финансовому директору на новом месте работы следует быть готовым к тому, что придется формировать финансово-экономическую службу либо из уже существующих сотрудников, либо за счет найма новых специалистов. Первый путь гораздо эффективнее, поскольку давно работающие в компании сотрудники нередко располагают уникальной информацией, хорошо знают все «подводные камни», плюсы и минусы бизнеса.
Необходимо встретиться со всеми работниками, выяснить, чем они занимаются, какой информацией владеют, что могут дать компании. Не менее важно как можно скорее довести до своих подчиненных цели компании. Первое впечатление о сотрудниках финансовой службы нередко оказывается ошибочным. Поэтому в начале работы в новой компании не следует проводить кадровых «чисток» в ФЭС. Во многих компаниях, особенно в тех, где отсутствуют регламенты, это может привести к потере информации. Кроме того, финансовый директор с меньшим, чем у сотрудников ФЭС, опытом работы вряд ли располагает объективными критериями для оценки их профессионализма.
Личный опыт
Татьяна Каримова
Я не отношу себя к категории революционеров, поэтому предпочла бы сохранить максимальное количество сотрудников ФЭС и сложившиеся в компании традиции. Но есть неприемлемые вещи. Это воровство и грубое нарушение трудовой дисциплины. Остальных же, кто готов много работать, хотя, возможно, и не владеет какими-то навыками, знаниями, всегда можно научить.
Не совершать бессмысленных действий
Многим знакома ситуация, когда финансовый директор приходит на предприятие, не вполне представляя, что делать. Он начинает анализировать деятельность компании, пытается разобраться в различной документации (бухгалтерской, налоговой), проводит расчеты, определяет различные коэффициенты. Другой вариант — финансовый директор приходит к выводу, что бизнес-процессы, оргструктура и т. д. не соответствуют требованиям бизнеса, и сразу начинает проводить их реорганизацию. Это принципиально ошибочные подходы.
Мнение члена Экспертного совета журнала
Как стать финдиректором: инструкция для бухгалтера или 8 ступеней к успеху
Определимся, кто такой и чем занимается директор по финансам. Почему финансовый анализ может выполнять только он, а не главбух компании и гендир. А по пути расскажем, что нужно сделать, чтобы стать первоклассным финансовым директором.
Финансовый руководитель, кроме экономического анализа и составления отчетов, отвечает за будущее компании. Опираясь на результаты его исследований генеральный директор управляет компанией и разрабатывает стратегию развития. В зависимости от оборотов бизнеса в организации может быть целый штат финансистов под руководством одноименного начальника. Поэтому можно смело считать, что помимо математического склада ума нужно обладать коммуникационными и управленческими скиллами.
Первым пунктом программы — прокачка управленческих навыков
Часть компетенций, такую как многофункциональность, можно развить, погрузившись в рабочий процесс. Но, чтобы руководить своей командой, финдир должен обладать лидерскими качествами. Не отчаивайтесь, если вам кажется, что не прирожденный лидер. Эту, как и любую другую компетенцию, можно получить в процессе саморазвития и психологических тренингов.
60 % управленческих качеств вы нарабатываете на своем рабочем месте, только 20 % полезной информации усваивается от общения с другими лидерами, а по 10 % приходится на онлайн обучение и классические тренинги. Так что вперед — в поля.
Правильно настроенные внутренние коммуникации облегчают жизнь
Движения к должности финансового директора должны быть поступательными
Этот специалист обязан иметь знания сразу из двух областей: бухгалтерия и финансовое управление. На основе бухгалтерских отчетов и операций строится управленческая и финансовая отчетность, а уже затем происходит анализ, прогнозирование и принятие решения.
Проще всего строить свою карьеру, начиная в бухгалтерии, а после перехода в финансисты расти до специалиста-управленца, затем подняться до начальника финансового отдела и приземлиться в кресле финансового директора.
Для начала станьте уверенным главбухом, для этого подойдет курс «Главный бухгалтер» от LABA.
Определите основные задачи финансового директора
Независимо от масштабов компании финдир всегда отвечает за рост прибыли в долгосрочной перспективе. Работая специалистом финансового отдела, от вас потребуется четко выполнять поручения и эффективно сотрудничать с коллегами. Поднимаясь выше по иерархии, добавляется ответственность за подчиненных, умение смотреть на проблему в целом и работать с неопределенностью.
На основе управленческой отчетности вы моделируете сценарии дальнейшего развития, а от финансовых прогнозов зависит будущее всего бизнеса. Для финансиста мало получить необходимые коэффициенты и цифры, нужно просчитать на несколько шагов вперед, как модель согласуется с действиями функциональных отделов и влиянием внешней среды.
Расстановка красных флагов и маяков
Для быстрой корректировки намеченного курса необходимо проверять контрольные значения в различных пунктах плана. Для этого еще до разработки стратегии нужно оценить финансовое состояние компании. Сюда входит:
Таким образом, вы определите узкие и слабые места в компании, узнаете до каких значений нельзя допускать, и сверяйте свой курс по ним.
Как вырасти в эффективного финансиста узнаете на курсе «Финансовый директор». Эксперт поможет разобраться в финансовой отчетности, бюджетировании и риск-менеджменте.
Важно разбираться в ключевых показателях
Без знаний в сфере финансов непрофессионалу делать нечего. Поэтому грызем гранит науки, разбираемся в зарубежной и отечественной теории. Среди главных определений важно понимать что такое:
Финансовый директор должен быть готов к любой ЧС
Человеческий фактор или изменения внешней среды так и норовят разрушить финансовую стратегию. А у вас всегда должен быть козырь в рукаве, чтобы допустим обойти мировой экономический кризис, отстоять свою модель на совете директоров, устранить кассовый разрыв, найти финансирование.
От оперативности и согласованности принятых мер зависит прибыльность и денежный поток — двигатель бизнеса.
На всякий непредвиденный случай составьте список антикризисных мер для сохранения прибыли. В него могут войти следующие пункты:
Только не стоять на месте
Финансовый директор, как впередсмотрящий на корабле, должен постоянно саморазвиваться, приобретать новые и прокачивать старые компетенции. Нет предела в совершенствовании коммуникативных навыков, они понадобятся для мотивации сотрудников, устранения конфликтов и делегирования полномочий. Точность и скорость стратегического планирования зависит от используемых профессиональных программ, которые упрощают работу, оставляя человеку контроль за отклонениями.
Пока не готовы к новым карьерным рывкам, но хотите лучше разбираться в финансах? LABA приглашает на курс «Управление финансами». Эксперта Антон Шулык докажет, что финансы — это не сложно. Курс пригодится не только бухгалтеру, но и руководителю компании.
Финансовый директор на новой работе
«Консультант», 2006, N 9
Права и обязанности новичка
Приступая к работе, финансовому директору важно достичь взаимопонимания с руководством компании. Требования к новому сотруднику зависят от размера фирмы, стратегии ее развития и отрасли, в которой она работает. Важно знать, что ожидает от нового финансиста руководитель и насколько обоснованны его требования. Типичные обязанности финансовых директоров перечислены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37). Они:
Еще до начала работы финансовому директору стоит обратить внимание на то, чтобы его должностные обязанности были четко прописаны в инструкции. Специалист может столкнуться с ситуацией, когда инструкция является чуть ли не дословной копией Квалификационного справочника. На деле это означает, что она не содержит конкретных требований к сотруднику. В интересах и финансового директора, и компании выяснить круг обязанностей и определить степень ответственности специалиста. Сотрудник должен четко представлять, каких результатов ждет от него руководитель и по каким параметрам будут оценивать его работу. Чтобы обезопасить себя от необоснованных претензий, финдиректор должен настоять на том, чтобы требования были зафиксированы в письменном виде. Такой основательный подход к проблеме смены ключевого сотрудника облегчит жизнь и руководителю компании. Ведь он будет уверен, что новый финансовый директор правильно понимает свои задачи и обязанности.
К данным неофициального управленческого учета относятся сведения о финансовых потоках и системах оптимизации налогообложения. При смене сотрудников важно избежать утечки конфиденциальной информации. Поэтому бумаги и не оформленные документально сведения передают отдельно.
Рассмотрим, что должен принять у предшественника новый финансист:
Как получить право подписи финансовых документов
Примечание. Подписи без полномочий приведут в суд
Арбитражный суд Западно-Сибирского округа посчитал недействительным договор купли-продажи векселя. Он был подписан финансовым директором ООО «Энергия-Сибирь» на основании полученной доверенности. Однако выдавал ее не генеральный директор компании, а посторонний человек. Суд принял такое решение по следующим причинам. Согласно п. 1 ст. 183 Гражданского кодекса сделку считают заключенной не от имени компании в двух случаях. Во-первых, если подписавший документ человек не обладал достаточными для этого полномочиями. Во-вторых, если он их превысил. В последнем случае судьи обязаны обратиться уже к ст. 168 Гражданского кодекса. Она гласит, что сделка, которая не соответствует закону, недействительна. При рассмотрении этого дела судьи также учитывали положения Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 14 мая 1998 г. N 9, где рассматриваются спорные моменты заключения сделок.
В ходе судебного разбирательства выяснилось, что у финансового директора как сотрудника организации не было прав совершать сделку. По мнению суда, это означало, что он заключил ее от своего имени и в собственных интересах (Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18 января 2005 г. по делу N Ф04-8045/2004(6209-А03-12)).
Неформальные аспекты работы
Не стоит забывать, что новому финансовому директору едва ли удастся получить полные сведения о деятельности компании. Ведь далеко не вся информация отражена в документах. Самые важные данные передают, как правило, при неформальном общении. И если бывший сотрудник не передаст такую информацию своему преемнику, финансовое состояние компании может ухудшиться. При этом может возникнуть сразу несколько проблем.
Во-первых, получить неформальные данные не так просто. Всем известна ситуация, когда отлаженная, четкая работа финансовой службы компании держится на одном человеке. Его увольнение может вызвать крах всей системы. Чтобы этого не произошло, финансовый директор должен быть освобожден от текущих обязанностей на время передачи дел.
Во-вторых, за сменой сотрудников должен следить руководитель компании. Директор должен выделить время, чтобы ввести новичка в курс дела и по возможности содействовать передаче информации от предшественника.
Кто в доме хозяин?
Если финансовый директор начинает работать в подобной организации, для него принципиально важно выяснить, кто реально отдает приказы в компании.
Рассмотрим еще одну ситуацию, с которой может столкнуться новый финансовый директор. Сменить такого специалиста могут и после поглощения бизнеса, дружественного (сделки купли-продажи бизнеса или реорганизации) или недружественного (с использованием технологий корпоративного захвата). Риск дефицита информации о работе компании и потери важных неформальных связей возрастет в несколько раз, пропорционально которым увеличится и ответственность нового финансового директора.
Как избежать претензий руководства
Для этого нужно проверить достоверность полученных данных управленческого учета. Разумно, например, провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, активов и обязательств предприятия.
Во-вторых, нужно иметь в виду, что финансовый директор в основном контролирует денежные потоки либо анализирует налоговые риски бизнеса. Поэтому важно как можно скорее проверить текущие хозяйственные операции.
В-третьих, стоит убедиться в том, что поставленных руководством задач реально достичь на практике. Желания начальника могут быть не подкреплены финансовым положением компании, уровнем автоматизации управленческого учета, состоянием рыночной конъюнктуры. Финансовый директор должен трезво оценить и свои возможности. Ему также важно знать уровень профессионализма подчиненных.
И, наконец, новому сотруднику стоит вспомнить поговорку, что учиться лучше на чужих ошибках. Попытайтесь выяснить, с какими проблемами сталкивался в своей работе предыдущий финансовый директор. Возможно, ему пришлось покинуть компанию по причине собственных ошибок. Зачем наступать на одни и те же грабли дважды? В любом случае подобные «козыри» значительно облегчат взаимодействие новичка с руководством.
Примечание. Ошибки, которые могут вменить в вину финансовому директору:
Обязанности финансового директора: чем он занимается в компании
Финансовый директор — это руководитель, который отвечает за финансы компании, частично управляет ими и помогает собственнику (генеральному директору или совету директоров) принимать правильные управленческие решения. В разных компаниях должностные обязанности финансового директора выглядят по-разному: где-то он занимается в том числе отчетностью, где-то — руководит другими отделами.
Разбираемся, какие вообще обязанности могут быть у финансового директора, чем он занимается в течение рабочего дня. Выясняем, на что он имеет право в компании и чем не должен заниматься.
Содержание статьи
Обязанности финансового директора
Главная задача финансового директора — сделать так, чтобы компания получала больше прибыли и оставалась «на плаву».
Условно, все его обязанности можно разделить на три большие группы:
Контроль в обязанностях финансового директора
Финансовый директор контролирует работу всех отделов компании. Он должен знать, сколько денег они потратили, сколько выручки получили, какие статьи расходов были задействованы. Для этого он использует отчетность.
Чтобы цифры были простыми и понятными и чтобы не упустить ничего важного, финансовый директор выстраивает архитектуру управленческого учета:
Финансовый директор также может заняться автоматизацией отчетности: внедрить сквозную аналитику, чтобы упростить составление бумаг для отдела маркетинга, или подключать специализированное ПО.
Правильно выстроенная архитектура управленческого учета — это грамотное вложение в будущее. Директор разрабатывает ее один раз и потом не отвлекается на организационные процессы. А если из компании увольняется какой-то сотрудник, новый, благодаря регламентам и шаблонам, быстро разбирается, что ему делать.
Сформированная отчетность нужна собственникам бизнеса, чтобы принять правильное решение по дальнейшему развитию бизнеса. Финансовый директор делает цифры простыми и фокусирует внимание на том, что требует вмешательства. Видит снижение выручки или резкое увеличение количества сделок — прямо говорит руководителю, что надо что-то предпринять или, наоборот, развивать маркетинговую стратегию дальше, чтобы сделок стало еще больше. Чуть подробнее о том, что именно делает финансовый директор, рассказал Никита Сашко, руководитель отдела консалтинга в «ПланФакте»:
«В классическом понимании финансовый директор — это человек, который устанавливает правила финансового учета в компании и занимается стратегическим анализом и планированием финансов. На основе отчетов он дает собственнику бизнеса рекомендации по управленческим решениям, которые должны привести к повышению прибыли. Финансовый директор не должен заниматься сбором данных, перед ним стоят более глобальные задачи, а вопросы учета необходимо делегировать компетентным помощникам.
Чаще всего финансовый директор работает с тремя классическими отчетами: с балансовым отчетом, отчетом о движении денег и отчетом о прибылях и убытках. Еще есть операционные отчеты — их составляют в зависимости от задач компании. Кто-то собирает данные по продажам в различных разрезах, кто-то пытается соотносить показатели выручки и увеличения количества сотрудников. Операционные отчеты опциональны. Если финансовый директор понимает, что ему для принятия решений достаточно классической отчетности, он работает только с ней.
Из-за того что финансовый директор работает с отчетами, его иногда путают с бухгалтером. Это неправильно. Бухгалтер представляет интересы компании перед ФНС: он готовит документы для оплаты налогов и следит, чтобы в них не было ничего, нарушающего закон. Финансовый директор смотрит на ситуацию гораздо шире — он в курсе реального состояния финансов, у него ключевая роль в экономическом развитии компании и сохранении ее стабильности»
Также в обязанности финансового директора входит контроль за всеми операциями: бухгалтерскими, налоговыми, управленческими. Он следит за тем, сколько денег тратит компания и как оформляет документы по этим операциям. Делает это для того, чтобы в будущем у организации не было проблем, кассового разрыва, внеочередных проверок от ФНС и штрафов за неверно оформленные бумаги.
Должность финансового директора относится к руководящим, поэтому он контролирует деятельность отделов, работающих с финансами. Например, отдела сбыта или отдела маркетинга. Почти наравне с собственниками компании специалист может требовать предоставления текущих документов, просмотра ежедневной статистики в отделе или выполнения конкретных нормативов: получения не менее 10 лидов ежедневно.
Если деньги расходуются неэффективно, директор должен заметить это и что-то предпринять: рекомендовать отделу выбрать другой инструмент, перераспределить бюджет или вообще отказаться от направления. Серьезные решения он не принимает сам, но фокусирует внимание собственников или руководителей бизнеса на важных показателях и может подсказать им, как лучше всего выйти из сложившейся ситуации.
Планирование в обязанностях финансового директора
На основании полученных отчетов и указаний руководства, финансовый директор планирует бюджет: распределяет, сколько денег может потратить отдел или конкретный проект в следующем месяце. Если он видит, что блог не окупается и не приносит трафика и лидов, может урезать суммы в 2-3 раза. А если статьи в нем участвуют в воронке продаж и приводят клиентов больше, чем контекстная реклама, наоборот — повысить допустимые расходы.
Директор может составлять бюджет детально, прописывая суммы по каждой статье расходов для каждого отдела, или в общем, распределяя суммы по отделам. В этом случае руководители подразделений сами решают, на что потратить деньги: выплатить побольше премий штатным специалистам в качестве мотивации сотрудников либо дополнительно привлечь фрилансеров и тем самым увеличить объем работы. Финансовый директор просто контролирует освоение бюджета и может вмешаться, если видит, что кто-то выходит за допустимые рамки.
В долгосрочной перспективе специалист занимается построением финансового плана развития компании. Это означает, что он:
Финансовая стратегия — очень подвижный инструмент, и специалист постоянно обновляет ее: ставит новые цели после достижения предыдущих. Также он может разрабатывать стратегию не для всей компании в общем, а для отдельного ее проекта или направления деятельности — заняться только приложением на смартфоны и понять, какие результаты оно должно принести через год, либо составить план действий по развитию продаж услуг по ремонту.
Еще одна обязанность финансового директора — сделать все, чтобы компания успешно работала. Он поддерживает финансовую стабильность организации и делает так, чтобы всегда были деньги на текущие расходы: зарплату сотрудникам, ремонт оборудования, закупку новой партии товара. Специалист на основе данных, полученных в ходе планирования бюджета, может заранее видеть кассовые разрывы и другие подобные проблемы.
Если они есть, финансовый директор ищет пути решения:
Естественно, специалист не принимает все решения сам. Он просто предупреждает руководство о том, что в будущем возможны проблемы, и предлагает пути их решения. И только если получает одобрение, начинает действовать: подает заявки в банк на целевой кредит или обращается к факторинговой компании. О порядке принятия решений рассказал Никита Сашко, руководитель отдела консалтинга в «ПланФакте»:
«Может ли финансовый директор принимать самостоятельные решения, зависит от компании. Если его роль существенна, он может оценить потенциальную прибыльность нового проекта, построить финансовую модель и прийти к собственнику с конкретными цифрами. Ему за это могут даже сказать «спасибо» и поручить контролировать этот проект.
Зачастую в микро- и малых бизнесах функции финансового директора и собственника сочетает в себе один человек. Он сам оценивает финансы компании и потом принимает решение, как ее развивать, в том числе руководит новыми проектами. В крупных компаниях у финансового директора есть четкий круг обязанностей. Он может внести предложение об открытии нового проекта, но не будет контролировать его реализацию, потому что это отнимает много сил и времени. Его работа — оценивать происходящее и понимать экономическую целесообразность процессов. Операционная деятельность и реализация предложений лежат на других сотрудниках»
Прогноз в обязанностях финансового директора
Финансовый директор не только планирует, как будут идти дела в дальнейшем, но и прогнозирует, что может произойти. Он анализирует возможные риски и предотвращает их. Точнее, минимизирует — заранее прорабатывает план действий на случай, если что-то пойдет не так.
Например, есть риск увеличения цен на стройматериалы в 2-3 раза. Специалист работает в компании, которая занимается ремонтом, и понимает, что стоимость услуг для клиентов тоже вырастет, а выручка может снизиться. Тогда он заранее прорабатывает алгоритм: в случае роста цен нужно договориться с поставщиками о льготных условиях, большей отсрочке платежа, и плавно увеличивать цены на услуги.
Также специалист оценивает инвестиционную привлекательность идей. Составляет расчеты, сколько денег придется потратить на реализацию проекта, на каких этапах понадобятся дополнительные серьезные вложения, когда проект начнет приносить чистую прибыль и сколько времени ему понадобится на окупаемость. Финансовый директор может составлять подобные модели для чего угодно: если руководство решит запустить отдельный проект, открыть новый филиал или изменить направление деятельности компании.
О том, чем финансовый директор занимается в конкретной компании, блогу «ПланФакт» рассказала Ирина Яшунина, операционный директор Вендорной лизинговой компании:
«Мы — иностранная вендорная лизинговая компания. У нас финансовый директор подчиняется генеральному директору, а у него в подчинении Группа российского БУ, группа МСФО.
Есть ежедневные обязанности: обеспечение финансирования, взаимодействие с казначейством, контроль cashflow, контроль РСБУ, контроль МСФО, участие в процессах оптимизации, участие в составлении регламентов и процедур, общение с налоговыми органами, аудиторами.
Есть то, чем он занимается ежемесячно. Это отчеты в головной офис, подготовка сводных данных по основным финансовым показателям компании, финансовому результату, показателям объемов нового бизнеса, маржинальности, прибыльности.
Раз в полгода или год финансовый директор занимается оптимизацией портфеля, оптимизацией способов финансирования. Права директора — согласование различных отклонений по финансовым условиям сделок, согласование сложно-структурированных сделок, проработка новых финансовых продуктов и услуг. При этом он не должен вникать в мелкие детали, погружаться в рутину, участвовать во всем и всегда. Это эксперт по сложным вопросам»
Права финансового директора
У финансового директора есть не только обязанности, в связи с ними он получает множество прав. Например, он может:
1. Запрашивать у подчиненных документы
Руководители отделов фактически подчиняются финансовому директору, поэтому он может просить у них разные документы, необходимые для работы. Это не только отчеты, но и сведения о текущих бизнес-процессах, договоры с подрядчиками, сметы.
2. Требовать выполнения задач
Финансовый директор вправе устанавливать подчиненным обязанности и следить за их исполнением. Но только если эти обязанности касаются финансов. Он может указывать, как именно вести финансовые документы, но не может решать, сколько человек отправить на реализацию конкретного проекта — за это отвечают руководители отделов.
3. Вносить руководству предложения о премированиях и наказаниях
Если специалист видит, что деятельность конкретного сотрудника привела к хорошим финансовым результатам, он может предложить выписать ему премию или мотивировать как-то иначе. А если кто-то постоянно нарушает трудовую дисциплину, и это сказывается на материальном положении отдела, он может предложить привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности или уволить его. Но окончательное решение всегда за руководством компании или конкретного отдела.
4. Представлять интересы компании
Финансовый директор представляет интересы компании, когда работает с кредитными учреждениями, инвесторами, страховыми компаниями. Также может взаимодействовать с ФНС и компаниями, оказывающими услуги факторинга.
5. Подписывать документы, касающиеся финансов
Если есть соответствующий приказ о праве подписи, финансовый директор может подписывать договоры с другими компаниями. Например, подписать кредитный договор или застраховать активы организации от несчастных случаев.
6. Визировать документы
То есть подтверждать их. Опять же, это касается только финансовых документов. Специалист может заверять различные отчеты, планы, прогнозные балансы.
7. Вносить предложения по изменениям в компании
Финансовый директор лучше всех понимает материальное положение компании, поэтому может инициировать какие-то изменения в ней. Предложить расформировать неэффективный отдел, «съедающий» бюджет, или наоборот — создать перспективный проект, который быстро окупится и начнет приносить чистую прибыль.
8. Готовить документы
Документы, предназначенные для решения разных финансовых вопросов. Директор делает их сам либо принимает участие в подготовке должностных инструкций, приказов и особых указаний. Например, может внести свою лепту в создание инструкции для менеджера по продажам и предложить обязательное внесение данных о сделках в CRM-систему, из которой потом формируют отчет. Но не может вмешиваться в разработку скриптов разговоров по телефону, потому что это не относится к финансам.
9. Проводить финансовые проверки
Проверки внутри компании: запрашивать документы, сверять их с отчетностью. Если в результате проверки выявлены нарушения или несоответствия, специалист сообщает о них руководству и вносит предложение, что с этим делать.
10. Участвовать в подборе персонала
Если сотрудник в будущем должен будет подчиняться финансовому директору и взаимодействовать с ним. Специалист может подготовить требования к кандидатам и передать их HR-менеджерам, либо лично проводить собеседование.
Чем не должен заниматься финансовый директор
Финансовый директор по сути — один из главных руководителей в компании. Но есть то, чем он не должен заниматься. Например, он не должен вмешиваться в рабочие процессы, если они напрямую не влияют на финансовое положение компании. Специалист имеет право рекомендовать увеличить скорость производства и даже предложить конкретные способы, как это сделать. Но обычно не решает, какое именно новое оборудование приобрести, этим должны заниматься ответственные лица.
Дело не в том, что финансовый директор не имеет права вмешательства: все отделы находятся в административном подчинении у него. Дело в том, что ему и так есть чем заняться — если специалист будет отвлекаться на решение мелких проблем, он не будет справляться с прямыми должностными обязанностями. Так считает Никита Сашко, руководитель отдела консалтинга в «ПланФакте»:
«Считаю, что финансовый директор не должен заниматься сбором и обработкой данных, иначе все ценное время будет уходить на рутину. На анализ данных и принятие решений не останется времени. Лучше всего все вопросы связанные с текучкой делегировать другому специалисту.
В этом смысле финансовый директор — это управленец. Если управленец начнет делать работу за подчиненных, он не будет успевать выполнять стратегическую более важную работу.
Также финансовый директор не должен вмешиваться в рабочие процессы, потому что он не может быть компетентен во всем. Его задача — понимать, что происходит с финансами компании, а не лезть в обязанности других рабочих»
Есть и другие мнения. Дмитрий Бурмистров, основатель инвестиционно-залоговой платформы «Красный Джин», считает, что сегодня обязанности финансового директора чуть шире:
«Ни для кого не секрет, что роль финансового директора заключается в работе с бухгалтерским ПО, анализе финансовых данных, управлении продажами. Но я хочу порассуждать о другой стороне профессии, которая отчасти продиктована пандемией.
Сегодня финансовый директор не просто «человек-цифра» или «присяжный хранитель денежных ресурсов». Он как никогда стал ближе к людям и процессам, чтобы не дать сбиться команде с намеченного пути, когда все поменялось в один миг. У него появилась новая должность — директор по трансформации. Он играет ведущую роль в цифровых изменениях: выслушивает потребности, мониторит ситуацию, ищет подрядчиков, внедряет. Он отвечает за оценку результативности инициатив, контроль над их финансовой эффективностью и управление рисками. Это не означает, что новые обязанности заменили базовые функции финансового директора. Они просто их дополнили! Все, что финансовый директор должен был делать вчера, он обязан выполнить сегодня, только с меньшими затратами времени и ограниченными ресурсами.
Сегодня перед нами встала насущная задача расширения возможностей команд с помощью интеграции офисных, надомных сотрудников, фрилансеров, проектных специалистов и представления им технологичных инструментов для взаимодействия. Для этого мы не только должны выслушивать проблемы, с которыми сталкиваются команды или просто отвечать на запросы новых цифровых инструментов. Только в тесном сотрудничестве с отделами можно выявить точки трений, которые ограничивают их эффективность.
Необходимость получать больше информации в режиме реального времени расширяет коммуникационный пул финансового директора. Чтобы лучше согласовывать стратегические цели, быть гибкими и готовым к принятию решений, надо знать все боли компании. Проще ответить, с кем не приходится взаимодействовать финансовому директору.
Инвестирование в трансформацию остается главным приоритетом финансовых директоров для роста выручки и повышения операционной эффективности. Мы на своей платформе делаем ставку на аналитику данных, автоматизацию, облачные хранилища и трансформацию клиентов. Цифровизация процессов в бизнесе — одна из самых значительных статей расхода. Но она способствует гибкости и прозрачности «дистанции», которая преодолевается за квартал, а не за 12 месяцев. Кроме этого, качественное обслуживание клиентов, рациональная работа, эффективное использование технологий повышают устойчивость бизнеса в непредвиденных ситуациях»
Также финансовый директор не должен принимать серьезные решения самостоятельно без участия собственников или совета директоров. Он может предложить открыть новый филиал или запустить еще одну производственную линию, но не имеет права отдать соответствующий приказ без подписи генерального директора. Зато специалисту можно принимать самостоятельно решения, касающиеся контроля, планирования и прогнозов — начать автоматизацию составления отчетности или построение управленческого контроля.
У финансового директора много обязанностей и не меньше прав. Он должен уметь работать с разными отчетами, рассчитывать финансовые модели, принимать взвешенные решения, от которых зависит дальнейшее развитие компании. Это второе лицо компании после генерального директора, поэтому нужно тщательно подбирать специалиста на такую важную для бизнеса должность.
Финансовые директора нужны крупным предприятиям, у которых много сотрудников, разные направления развития, новые перспективные проекты. В малом бизнесе функции специалиста берет на себя собственник. Все зависит от ниши и размера компании — нужен ли директор вообще, какие у него обязанности и на что он имеет право.