битрикс бизнес процессы обучение
Видео-курс о бизнес-процессах
Мы подготовили подробный обучающий видеокурс по работе с бизнес-процессами.
Посмотрите небольшой трейлер видеокурса 🙂
В программе курса мы:
По итогу обучения вы научитесь работать с бизнес-процессами Битрикс24. Возможно, это станет новым направлением в вашей деятельности 🙂
Модуль1. Подход к анализу процессов в компании
В этом модуле мы разберемся что такое бизнес-процессы, какие параметры их определяют, как подойти к анализу процессов внутри компании.
Модуль 2. Бизнес-процессы в Битрикс24
Выясняем, что из себя представляют бизнес-процессы в Битрикс24 и как с ними работать.
Модуль 3. Инструменты разработчика
Посмотрим на бизнес-процессы в Битрикс24 с точки зрения разработчика. Есть несколько базовых элементов, разобравшись с которыми будет проще осваивать создание собственных бизнес-процессов.
Модуль 4. Создание бизнес-процесса
Переходим к самому созданию бизнес-процессов!
Модуль 5. Параметры БП и работа с элементами списков
Модуль 6. Создание бизнес-процесса со статусами
В этом модуле научимся создавать бизнес-процессы «со статусами». Это особый вид бизнес-процессов для реализации сложных и запутанных сценариев.
Модуль 7. Реализация бизнес-процессов в CRM
Рассмотрим несколько кейсов автоматизации:
Битрикс бизнес процессы обучение
Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.
Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.
Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.
При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:
Начальные требования
Для прохождения курса необходимо:
Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.
Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.
У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить
Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.
Баллы опыта
уроке.
Тесты и сертификат
После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.
Для преподавания оффлайн
Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).
Если нет интернета
Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox
iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate
Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome
Пишем бизнес-процесс в Битрикс24 с задатком на будущее
На работе я занимаюсь поддержкой пользователей и обслуживанием коробочной версии CRM Битрикс24, в том числе и написанием бизнес-процессов. Нужно отметить, что на самом деле я не «чисто» специалист по Битриксу, а это одна из моих обязанностей. На самом деле обязанностей у меня очень много, поэтому почти всегда делать приходится не как хотелось бы, а быстро и чтобы работало, поскольку времени катастрофически не хватает (я уверен, что в таких условиях работаю не я один). На текущий момент у меня двухлетний опыт работы с этой CRM (с самим Битриксом знаком более 10 лет) и я хотел бы рассказать вам о части ошибок, которые я допустил при написании, тестировании и обслуживании бизнес-процессов, из-за которых мне приходилось и приходится постоянно помогать пользователям, вносить правки, а то и вовсе переписывать бизнес-процессы с нуля.
Для начала нам нужно поверить в то, что любая стабильность относительна, а нахождение в зоне комфорта временное. Сотрудники будут приходить и уходить (даже те, кто сидит на очень хорошем месте), отделы переформировываться, штат увеличиваться и уменьшаться, открываться и закрываться подразделения и т.п. Когда я учился в институте, то преподаватель по сопромату рассказывал нам о том, что при изучении сопромата в России за базу берётся статическое состояние, а потом мы учим динамику, а вот в некоторых других странах за базу берётся динамика, а статика рассматривается как частный случай динамики. Лично мне такой подход нравится больше, он не даёт возможности тешить себя тем, что «сейчас всё устаканилось и ничего меняться не будет». Просто поверьте в это, вам же будет легче потом.
Лирическое отступление: прежде чем рассказывать о том, как писать бизнес-процессы «с задатком на будущее» вы должны для себя прикинуть иерархию вашей фирмы чтобы понять, кто вообще может просить или требовать у вас написать или изменить бизнес-процесс. Один раз ко мне подошёл руководитель одного подразделения и говорит: нам нужен бизнес-процесс для взаимодействия с другими подразделениями, а то у нас всё плохо. А у них реально всё плохо тогда было, даже скорее ужасно. Я три или четыре рабочих дня писал этот БП, сделал почти идеально, а другие подразделения взяли и заявили, что бизнес-процесс этот чушь, не удобный и работать с ним они не будут от слова совсем. Я сижу, не парюсь (это же не моя проблема, там на уровне генерального директора должны были уладить), а потом приходит тот руководитель ко мне и говорит: за работу спасибо, процесс можешь удалять, генеральный позицию тех подразделений принял. И так было много раз по самым разным вопросам и изменениям. С тех пор бизнес-процессы я пишу только тогда, когда директор с этим согласен.
Утром инструкция, вечером блок-схема, а бизнес-процесс завтра
Теперь вернёмся к нашим бизнес-процессам. Иногда они бывают совсем маленькие, буквально на 1-2 клика, чтобы просто зафиксировать то, что кто-то попросил разрешение сделать что-то, а кто-то разрешил, чтобы не бегать с бумажками (и не потерять их). Вроде бы очевидно: подчинённый спрашивает у руководителя можно или нельзя, а руководитель нажимает на соответствующие кнопки. Просто? Да ничего подобного! А если руководителя нет? А если сейчас нужно другого было выбирать? А если был и уехал не подтвердив? А если заполнил не так? А если ещё что-то? А если… И это всё вопросы, с которыми мы постоянно боремся и делаем процесс лучше, но только до тех пор, пока не приходит новый сотрудник. Как приходит то всё начинается заново: те же вопросы, те же ошибки и т.п. Мой руководитель постоянно ругает меня за то, что я делаю мало комментариев и инструкций, но уж очень нравится мне наступать на грабли, а иногда и попрыгать по ним можно. Шучу 🙂 Теперь я буду поступать иначе: сначала не блок схему (как предлагает руководство пользователя), а обычную инструкцию. Если её все поняли и с ней все согласны, то потом уже рисуем блок-схему и если и с ней согласны, то пишем бизнес-процесс. Это сейчас он может быть маленьким, а со временем может разрастись до такой степени, что вы реально будете обсуждать покупку 4К телевизора с диагональю «побольше» чтобы просто увидеть сам процесс целиком и посмотреть нет ли ошибок хотя бы в логике. Кстати прежде чем приступать к написанию неплохо будет заручиться подписями всех руководителей, чьи подразделения будут пользоваться этим процессом, чтобы потом не было жалоб на неудобную работу, неправильную логику и т.п.
Должность остаётся, а человек меняется
Именно эту фразу я теперь буду ставить во главу угла при написании бизнес-процессов. Действительно практика показывает, что должность есть, просто на ней меняются люди. Как была должность финансового директора, так и есть. Как был главный бухгалтер, так и остался. И руководитель управленческого учёта никуда не делся. А про руководителей отделов продаж я вообще молчу. Другое дело, что должности никуда не делись. Обычно же как: сидишь, работаешь, а тут тебе новость «Маша уходит, Таня приходит». Нужно сразу же судорожно вспоминать в каких бизнес-процессах человек участвует, где нужно одного на другого заменить и т.п. А могут ведь иначе сказать, просто из серии «Маша уходит». Ты человека удалил отовсюду, сидишь себе дома на больничном/в отпуске или едешь куда-нибудь, а тут звонок «у нас тут Таня вышла, только доступа нет почему-то никуда». Ну правильно, её и в Битрикс то не добавили ещё, не то что роли в бизнес-процессах прописали.
Так действительно проще, если думать не о конкретных людях, а о должностях, которые они сейчас занимают. Да, в бизнес-процессе будет 1-2 лишних блока, но зато когда человек поменяется не нужно будет вспоминать где и за что он отвечал, нужно будет просто заменить значение переменной с одного человека на другого и всё.
Правильные права доступа по отделам это очень важно
Гипотетически структура компании полностью вертикальна: Собственник – Директор – Главный бухгалтер – Руководитель отдела – Сотрудник (или как-то так). А может быть горизонтальная: Собственник – Директор – множество отделов. А может быть ещё какая-нибудь.
Раньше я устанавливал права для каждых конкретных сотрудников. Например: есть бухгалтер Лена, она должна видеть все оплаты и отгрузки. Заходим в соответствующие бизнес-процессы и прописываем там нашу Лену. А вдруг её переведут или она уволится? Тогда самый простой способ это давать нужные доступы всем тем, кто находится в группе «Руководители», но это неправильно, поскольку тогда процессы и файлы сотрудников будут доступны не только их руководителям и бухгалтерии, но и руководителям других отделов.
Вариантов тут множество, лично я в последнее время остановился на работе с группами. Создаём группу, добавляем в неё сотрудников (или одного сотрудника) и готово. Больше не нужно переживать по поводу того, что старый сотрудник видит много, а новый мало: просто добавляем в группу или исключаем её. Быстро и просто.
Сохраняем все данные, комментарии и примечания
Если вы идёте к человеку с бумажной служебной запиской, то он не может устно одобрить её, он ставит подпись. Но может устно дать развёрнутый комментарий, в том числе поставить условие вида «я подпишу, но если будет получаться «вот так» то не делай/не покупай». А если подписать нужно у двоих, то, в принципе, можно пересказывать. Именно поэтому нужно сохранять вообще всё и, самое главное, никогда не прописывать «жестко» кто поставил комментарий, а всегда брать из переменной. В первое время я этим очень грешил: где должен директор подтверждать комментарии от его имени, где главбух то от его имени. А потом у людей спрашивают, почему запретили или подходят что переделали, а они и сами не в курсе, что что-то кому-то запрещали 🙂
Записываем абсолютно все файлы
Раньше мы записывали только «финальные» файлы, но потом стали не часто, но все же, сталкиваться с тем, что люди начинают спорить на тему «я это не загружал», «когда я подтверждал файл другой был» и т.п. Или вообще стали возвращаться к бизнес-процессу через 2-3 месяца после закрытия.
Тестовые проходы – максимально объемно, но не долго
Буду честным и скажу, что когда ты просишь сотрудников протестировать бизнес-процессы то им плевать. Кому-то лень (хотя сидит ничего не делает), у кого-то нет времени, а кто-то откровенно туповат и не понимает, что нужно делать. Стал тестировать один – неудобно. Стал тестировать со своим руководителем – проще и удобнее, но что ему очевидно другим нет (как я уже писал раньше инструкций-то нет, хотя вроде и очевидно). В результате решили так: я сам прохожу по каждой ветке бизнес-процесса по одному разу, потом тестирую с руководителями всё ли понятно им. Если всё понятно и я объяснил так, что они могут пересказать это своим сотрудникам, то берём по сотруднику от каждого отдела и запускаемся в принудительном порядке (хотя обычно с каждого отдела вполне можно найти добровольца). Если и тут всё нормально, то бизнес-процесс уходит в работу и тут же анонсируем его для всех сотрудников.
Копирование и клонирование процессов
Иногда для ускорения работы над бизнес-процессом беру шаблон старого и правлю его. Так быстрее, но в итоге я получаю:
Вносим значительные изменения
Про то, что перед созданием нового бизнес-процесса нужно заручиться согласием всех участников, я уже писал раньше. В принципе, тут то же самое, за исключением того, что в итоге важно перед тем, как запустить новую версию бизнес-процесса, сделать «пресс-релиз» где важно не просто рассказать про изменения, но и сделать сравнение по пунктам «было» и «стало».
Возможно, что я сейчас не рассказал для вас ничего нового, вы знали всё это и раньше, но я буду рад если кому-нибудь это поможет не наступать на мои грабли. Если есть вопросы то задавайте в комментариях.
Битрикс бизнес процессы обучение
Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.
Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.
Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.
При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:
Начальные требования
Для прохождения курса необходимо:
Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.
Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.
У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить
Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.
Баллы опыта
уроке.
Тесты и сертификат
После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.
Для преподавания оффлайн
Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).
Если нет интернета
Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox
iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate
Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome
Что такое бизнес-процессы и как их настроить в Битрикс24
Бизнес-процессы – это алгоритм обработки документов, с учетом точек входа и выхода, а также шагов или действий в процессе обработки при соблюдении определенных условий.
Следовательно, бизнес процессы имеют три составляющих:
Бизнес-процессы в CRM
В Битрикс24 есть несколько типов бизнес-процессов:
1. Общие.
Список самых типовых примеров, которые пользователь может запустить самостоятельно, и которыми он чаще всего пользуется. К ним относится, например, счет на оплату.
2. Мои процессы
Список всех процессов, в которых пользователь является участником. В этом блоке есть список как всех доступных бизнес-процессов, так и фильтр только по активным из них.
Где найти: Бизнес-процессы – мои процессы
3. CRM и бизнес-процессы.
Интересующая нас вкладка, о которой мы далее будем говорить.
Где найти: CRM – Настройки – Автоматизация – Бизнес-процессы
Решаемые задачи
Основное направление решаемых задач для бизнес-процессов в CRM – это организация рабочего процесса. Функция состоит в том, чтобы автоматически напоминать сотруднику о выполнении определенных действий на конкретной стадии сделки. Сопровождение лида по воронке продаж – задача бизнес-процессов.
Важно понять, что не все сотрудники, являющиеся субъектом бизнес-процессов, понимают их логическую структуру. Главное, чтобы каждый из них нес ответственность только за «свой» участок и выполнял поставленную задачу в срок. Таким образом, бизнес-процессы в CRM станут тем инструментом, которое превратит хаотичные цепочки коммуникаций в упорядоченные процессы. Что скажется на эффективности работы как отдельного отдела, так и всей компании.
Создание бизнес процессов в Битрикс24
В Битрикс24 интегрирован визуальный конструктор для быстрого создания бизнес-процессов — это позволяет выстроить и автоматизировать любые задачи компании. Удобнее всего перейти в конструктор через раздел «Живая лента» — открываем в меню вкладку «Еще», находим в «Процессы» и в выпадающем меню выбираем «Создать новый процесс».
В Битрикс24 открываем окно конструктора, где производятся основные настройки бизнес-процессов. Конструктор включает 3 вкладки:
В завершение настройки необходимо нажать «Сохранить», после чего созданный бизнес-процесс отобразится в списке процессов компании. Дополнительно процесс можно продублировать в «Живой ленте» — для этого нужно отметить галочкой команду «Показать в Живой ленте» под названием созданного процесса в списке.
Преимущества настройки бизнес-процессов
Может возникнуть ощущение, что целесообразность настройки бизнес-процессов в CRM возникает только у крупных компаний с большим числом взаимосвязей между отделами и сотрудниками. Но на самом деле, бизнес-процессы несут наибольшую выгоду именно для средних и малых предприятий. Они, в отличии от крупных компаний, имеют ограниченное число процессов. И автоматизация одного из них дает существенный прирост в короткий срок. В крупных компаниях необходима более масштабная автоматизация и настройка бизнес-процессов, чтобы получить ощутимый эффект, но в числовом эквиваленте он будет гораздо больше.
Если обобщить, то настройка бизнес-процессов подходит тем компаниям, которые:
Еще одним преимуществом настройки бизнес-процессов в CRM является прозрачная линейка ответственных лиц, которая дает представление о коммуникациях между сотрудниками в процессе работы.
Как настроить бизнес-процессы
Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 представляет из себя работу с наглядным блоковым конструктом, где указывается вся логика действий. Чтобы настроить бизнес процессы в Битрикс24, переходим в список созданных процессов из меню «Живой ленты». Чтобы перейти в режим настройки, нажимаем на изображение шестеренки напротив нужного процесса и выбираем «Настроить параметры». Все параметры будут настраиваться в данном окне.
В меню настроек меняются параметры конфигурации — время и срок действия бизнес-процесса, система доступа для сотрудников, этапы согласования или шаблоны документов. Все поля, помеченные звездочкой, обязательны к заполнению для корректной работы процесса.
После изменения настроек нажимаем «Сохранить» — обновленный элемент начнет отображаться в списке бизнес-процессов компании и в меню «Живой ленты».
Инструментарий Битрикс24 позволяет создавать сложные бизнес-процессы с многоэтапным согласованием статусов, что позволяет автоматизировать любую рутинную операцию компании. Кроме того, возможность интеграции сайта с CRM-системой и CRM.Маркетинг открывают обширные возможности для бизнеса — это позволяет сегментировать клиентов и персонализировать подход к каждой сделки, создав бизнес-процессы для каждой категории целевой аудитории.
Завершение
Бизнес-процессы помогают автоматизировать работу в компании и уменьшают влияние человеческого фактора.
Настройка с их последующей отладкой возможна собственными средствами. Но будьте готовы поработать и над обучением сотрудников, чтобы избежать казусных ситуаций и повторных действий с их стороны, если бизнес-процесс уже об этом позаботился. Если у вас возникли сложности с созданием или настройкой — можете обратиться за автоматизацией бизнес-процессов к нам.
Наша компания профильно занимается внедрением и автоматизацией Битрикс24 — поможем решить нетривиальные задачи и наладить работу вашей компании изнутри.