цель командировки обучение в приказе примеры
Как правильно сформулировать цель командировки в плане
Служебной командировкой является выезд сотрудника на определенный период для исполнения задач служебного характера, установленных руководителем, в местности, удаленной от рабочего места. Длительность командировки устанавливает работодатель, учитывая сложность поставленной цели.
Наниматель процессуально сопровождает многие ситуации, имеющиеся в трудовых взаимоотношениях, и выезды для выполнения определенного функционала не являются исключением.
Что такое цель командировки
Цели поездок работников, занимающих различные должности, будут отличаться: задачи инженера и бухгалтера определенно не могут быть одинаковыми. Цель командировки в командировочном удостоверении и примеры ее оформления, приведенные далее, помогут правильно составить документы, связанные с выездом.
Законодательство РФ регулирует вопросы, связанные со служебными выездами, в таких нормативных актах, как:
Задание составляется в соответствии с производственными потребностями. Правильные формулировки дадут возможность работодателю не рисковать тогда, когда поставленная цель не достигнута. Например, задание «подписать соглашение о взаимодействии» звучит ясно, а вот «оценить возможность подписать соглашение о взаимодействии» может иметь отрицательный результат, а цель будет достигнута.
Таким образом, цель поездки — это четкий детальный перечень задач, подлежащих исполнению работником, направляемым по решению работодателя для выполнения конкретных функций вне места нахождения нанимателя.
Обязательна ли цель командировки
С 2015 года внесены поправки в Постановление 749, по которым законодатель впрямую не определил в качестве обязанности работодателя установку целей поездки. Это значит, что руководитель может не ломать голову над формулировками служебного задания с указанием целей выезда, и задача типа «направляю разобраться» может быть дана в устной форме. Соответственно, отменено командировочное удостоверение.
В связи с этим актуальным становится вопрос необходимости указывать цель. При отсутствии последней могут возникнуть отрицательные последствия для любой из сторон трудовых правоотношений, к примеру, отказ в оплате командировочных и наложение дисциплинарного взыскания (в случае, когда человек поехал для выполнения определенных задач нанимателя, он должен предоставить детальный отчет). Ошибочные формулировки или отсутствие цели как таковой может повлечь признание выезда контролирующими органами недействительным, как следствие — обложение затрат НДФЛ и страховыми выплатами.
Следовательно, предпочтительным для работодателя вариантом является наличие оформленного задания.
Как сформулировать цель
Чтобы наниматель мог правильно оформить расходные документы по рабочей поездке, важно корректно сформулировать цель. Полученное во время выезда сотрудником задание следует выполнить в полном объеме (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Постановления № 749).
Цели поездок можно условно распределить на две группы:
Цель командировки и примеры:
Кто решает, достигнута цель или нет
Работодатель вправе самостоятельно разработать формы отчетных документов о выполнении целей поездки, так как ТК РФ не обязывает работника предоставлять сведения о выполненной в поездке работе.
Однако руководитель, в соответствии со ст. 8, 22 ТК РФ, вправе разработать локальный акт, обязывающий сотрудников, возвращающихся из поездок, формировать отчеты о результатах. Решая проблему, учреждение может как создать формы собственных документов, так и применить действующие унифицированные формы из Постановления от 05.01.2004 № 1.
Используя имеющиеся шаблоны (форму Т-10а), руководитель подразделения, направлявшего сотрудника, вносит запись о результативности выполнения задания (исполнено в полном объеме или не исполнено). В последнем случае сотрудник поясняет работодателю, что послужило препятствием к выполнению задач.
В каких документах и как написать
В соответствии со ст. 166 ТК РФ, рабочая поездка проводится в соответствии с точными заданиями работодателя. Основанием для выезда сотрудника является решение нанимателя, а вот его форма определяется руководителем учреждения самостоятельно.
Наличие формулировок о цели предусмотрено в юридически значимых документах — приказе о командировании, командировочном удостоверении (если их оформление определено локальными актами организации).
Цель командировки: примеры формулировок
Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.
Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.
Законодательное регулирование
С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.
До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:
С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.
Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.
Кого нельзя направить в командировку
При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:
Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:
Правила определения цели
Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:
Распространенные примеры
Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:
План может быть представлен в отдельном документе.
Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:
В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.
Примеры для различных должностей и специальностей
Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:
Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.
Цели могут быть сформулирован следующим образом:
Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.
Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:
Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.
Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.
Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.
Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
Зачем нужен отчет о командировке
В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.
В текущей редакции постановления 749 от 29.07.2015 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.
Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.
В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.
Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.
Сведения в отчете о командировке: цели поездки
Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.
Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.
Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».
Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.
Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.
Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.
Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:
1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):
«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2020. Копия договора прилагается к настоящему отчету».
2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:
«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».
3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:
«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2019 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».
4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:
«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2020».
В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.
Отчет о командировке: прочие сведения
В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:
1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).
2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);
3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.
4. Сведений о поездке:
В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».
Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:
Докладная записка при этом обычно направляется директору.
Применение отчета Т-10а: нюансы
Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:
1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.
2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.
Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.
3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.
4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).
5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.
Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.
Проверка и организация хранения отчета: нюансы
Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?
Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.
Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.
Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.
Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236).
Подробнее о сроках хранения документов мы рассказывали в материале «С 18 февраля 2020 года меняются сроки хранения документов по налогам и кадрам».
Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 236, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).
Где можно скачать образец отчета по командировке
Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.
Данный документ составлен на основе распространенной и привычной многим организациям форме № Т-10а. Он содержит цели поездки и результаты их выполнения.
Отметим, что, исходя из содержания командировки и специфики характеризующих ее целей, отчет может дополняться различными приложениями. Форма № Т-10а по умолчанию не предусматривает ссылок на приложения, но работодатель вправе ее модифицировать так, чтобы такие ссылки можно было указывать. Порядок применения документа, а также составления приложений к нему может быть регламентирован локальным нормативом.
Отчет по форме Т-10а по существу краткий. В нем отражаются лишь общие сведения о проведенной командированным сотрудником работе в поездке. Наряду с кратким отчетом в организации может быть установлен порядок составления и более полных отчетов, по аналогии с нормативами, действующими на уровне государственных ведомств (например, составление полного отчета, дополняющего форму Т-10а, предусмотрено приказом ФТС России от 14.07.2010 № 1333).
Рассматриваемый же отчет может предоставляться в бухгалтерию одновременно с авансовым отчетом, составление которого, в свою очередь, обязательно (п. 26 постановления 749).
Узнать больше о применении авансового отчета по результатам командировки вы можете в статье «Авансовый отчет по командировке — образец».
Итоги
Составление отчета о командировке перестало быть обязанностью работника частной организации (в то время как сотрудникам государственных ведомств может предписываться готовить такой документ). Но фирма вправе разработать собственный формуляр и утвердить его в локальном нормативном акте, который обяжет работников составлять отчет о командировках. Его структура может базироваться на унифицированной форме Т-10а (ранее обязательной для работодателей).
Узнать больше о порядке документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:
Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9
Кто составляет приказ на командировку
Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.
Особенности заполнения
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Заполнение приказа по форме Т-9
Часть 1
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
Часть 2
Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
Обращайте внимание на подсчёт дней
При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку. 
Часть 3
В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.
Цели поездки можно условно поделить на два вида.
Общие цели:
Узконаправленные цели
Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.
Нужна ли печать на форме Т-9
Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.
Подтверждение командировочных расходов
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа
В этом случае возможны следующие последствия: