Фискальный накопитель что это такое простыми словами
Что такое ФН в кассовом аппарате
Применение онлайн-кассы невозможно без фискального накопителя (ФН). Он устанавливается внутрь кассы и хранит всю информацию об операциях. В этой статье разбираемся, что это такое и зачем нужен фискальный накопитель.
Фискальный накопитель — это чип для записи и хранения информации о расчетах, проведенных через онлайн-кассу. Это фискальные данные. Скорректировать информацию, зафиксированную на накопителе, невозможно. Требования к фискальному накопителю определены 54-ФЗ в ст 4.1.
Виды фискальных накопителей
Накопители различаются по сроку действия: 13,15 и 36 месяцев. Важно также убедиться, что модель накопителя аккредитована в ФНС. Это можно проверить в реестре, который ведет налоговая служба.
С 6 августа 2021 года все владельцы онлайн-касс обязаны регистрировать в кассе фискальный накопитель нового образца — ФН-М.
Он поддерживает все форматы фискальных данных: 1.05, 1.1 и 1.2 для продажи маркированных товаров.
Налоговая исключила из реестра накопителей модели старого образца (без буквы М в названии).
Хранение информации и блокировка накопителя
Фискальный накопитель блокируется, если в течение 30 дней от оператора фискальных данных (ОФД) не приходят подтверждения о доставке чеков оператору. 30 дней отсчитываются с момента последнего подтверждения сформированного на кассе чека. 30 дней касса продолжит печать чеков и информация о них будет сохранятся на ФН. Но если не передать данные в ОФД до истечения назначенного срока, накопитель заблокируется. Исключение составляет применение кассы в автономном режиме. (п. 1 ст. 4.1 54-ФЗ)
Чеки могут не уходить в ОФД по техническим причинам. Например, отсутствие интернета — это частая причина, сбой в работе кассы или ФН, проблемы на стороны ОФД.
Также ФН заблокируется, если его память заполнена или закончился срок действия. Когда память ФН станет менее 30 дней, вам придет уведомление в личном кабинете Контур.ОФД. Также это можно отследить в отчете о закрытии смены. Там появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней».
Как не допустить блокировку ФН
Если ФН все-таки заблокировался, попробуйте устранить причины блокировки. Например, проверьте подключение к интернету. Когда все данные попадут к ОФД, блокировка отменится, а работа продолжится в обычном режиме.
Замена ФН
Если пришло время заменить ФН, убедитесь, что все документы переданы в ОФД. Затем сформируйте на кассе «Отчет о закрытии смены» и «Отчет о закрытии ФН». Извлеките старый ФН и установите новый и перерегистрируйте кассу по причине «Замена ФН». Как это сделать, смотрите в нашей инструкции.
Клиенты Контур.ОФД могут обратиться с вопросами по замене ФН в техподдержку. Консультант поможет с решением или направит к нужному специалисту. Или закажите услугу перерегистрации с заменой ФН.
Закрытый ФН нужно хранить в недоступном для посторонних месте, например, в сейфе в течение 5 лет.
Повторное использование ФН
Использовать накопитель повторно нельзя. Он обеспечивает однократную запись РН ККТ и ИНН пользователя кассы.
Что такое фискальный накопитель, и в каких случаях нужна его замена
Что такое фискальный накопитель, и в каких случаях нужна его замена
По сути ФН служит посредником между кассой и налоговой службой. После формирования чека чип оставляет на нем фискальный признак документа и при помощи ОФД отправляет в налоговую инспекцию. Вся информация, переданная таким образом, доступна для ФНС в течение 5 лет. По истечению срока эксплуатации чипа, необходимо его менять.
На сайте ФНС опубликован список моделей ФН, которые разрешены к применению. Для осуществления законной предпринимательской деятельности организации обязаны приобретать оборудование из этого реестра. В нашем магазине вы можете купить устройства из одобренного списка.
Принцип перехода на новый ФФД
Формат фискальных данных – это фиксированная структура документа, посредством которого касса отправляет информацию. Существует три варианта ФФД, утвержденных ФНС – 1.0, 1.05 и 1.1.
С 1 января 2019 года обладатели онлайн-касс должны работать с ФФД вида 1.05 или выше.
Различие между версиями заключается в появлении двух новых параметров:
Объект расчета – вид товара или услуги;
Вариант расчета – рассрочка, кредит, оплата доли от полной стоимости.
Следует обратить внимание при покупке, что у ФН тоже есть 2 разные версии. И если модель версии 1.1 совместим со всеми форматами ФД, то ФН 1.0 сочетается лишь с модификациями 1.0 и 1.05.
Из приказа ФНС России № ММВ-7-20/229@ следует, что предприниматель при переходе на новую версию ФФД не должен менять фискальный накопитель. Ему нужно будет только обновить прошивку. Можно это сделать лично, но для уверенности в правильности обновления, рекомендуем обратиться в наш ЦТО.
Сроки эксплуатации и причины замены ФН
Срок действия оборудования может составлять 13, 15 и 36 месяцев. Следуя ФЗ-54, ИП и ЮЛ, работающие на УСН, ЕНВД, ЕСХН и патентной системе налогообложения, обязаны использовать устройства со сроком эксплуатации 3 года.
Любой чип памяти могут приобретать предприниматели:
С сезонным режимом работы;
Торгующие подакцизными товарами;
Совмещающие ОСН с налоговыми режимами, указанными выше;
Работающие на общей системе налогообложения;
Для организаций, торгующих продукцией с акцизом, срок службы составляет 410 дней, независимо от варианта приобретенной модели.
Чаще всего прибор меняют потому, что заканчивается срок службы. Но бывают и иные причины.
Переполнение хранилища
Вид чипов определяется фиксированным объемом памяти, в зависимости от которого определяется количество хранимых чеков.
Проанализируйте Вашу предпринимательскую деятельность, прежде чем делать покупку. Если у Вас большой поток покупателей, нет смысла покупать со сроком на 3 года, так как емкость при таком обороте быстро исчерпается. В такой ситуации правильнее будет приобрести на 13 или 15 месяцев, если Ваш вид деятельности позволяет использовать такую версию.
Следует также заранее планировать, сколько еще прослужит устройство, чтобы не откладывать покупку следующего на последний момент. Получайте информацию производителя о емкости памяти.
В настоящее время в большинстве касс имеется встроенное оповещение о том, что хранилище памяти скоро будет переполнено.
Смена ИНН владельца
В случае продажи кассового оборудования другому налогоплательщику, необходимо в обязательном порядке менять фискальный накопитель.
Перед этим кассу нужно снять с учета в личном кабинете на сайте ФНС. Следующий владелец устанавливает свой технический компонент и отправляет заявку на регистрацию. В случае успешной перерегистрации, налоговая отправляет новую карточку, оборудование становится готовым к работе.
Блокировка
Блокировка контрольно-кассовой техники может произойти в нескольких случаях:
Продолжительность смены составила более одних суток;
Более 30 суток не осуществлялась отправка чеков в ОФД;
Промежуток между печатью двух чеков не совпадает с временем ККМ больше, чем на 5 минут.
Заблокированная касса не делает отметку реквизита на документах, но может создавать отчет о завершении смены.
Возникновение неисправности
ФН – устройство, которое повреждается технически довольно редко. Однако, при частом взаимодействии с пылью или влагой, он может получить повреждения, устранить которые невозможно. Единственным вариантом будет смена блока памяти.
Наша компания предоставляет гарантию 12 месяцев на модули памяти. Если во время этого периода эксплуатации возникнет гарантийный случай, мы обязательно заменим вышедшее из строя оборудование.
Порядок замены фискального накопителя
При желании владелец ККТ имеет право произвести переустановку устройства своими силами, но при этом возникает риск сделать это с ошибками, потерять гарантию на оборудование, если что-то пойдет не так. Чтобы избежать подобных ситуаций, обратитесь к инженерам нашего ЦТО.
При решении совершить процедуру самостоятельно, необходимо следовать следующему перечню этапов:
Закрытие архива
Завершите смену и дождитесь, когда все документы будут отправлены. В противном случае появится сообщение «Есть неотправленные документы». Следующим действием откройте на компьютере утилиту по регистрации, найдите позицию «Закрыть архив» и выполните действие.
Если все выполнено верно, в результате касса напечатает отчет о закрытии. Об окончании передачи сведений оповестит печать документа «Отправка ФД завершена».
Замена фискального накопителя
После завершения предыдущего этапа, можно приступать извлечению старого и установке нового устройства. Для этого нужно отсоединить ККМ от источника питания, вытащить блок с чипом памяти, находящийся за задней крышкой, заменить его на новый и включить кассу.
После этого касса автоматически проведет идентификацию и инсталляцию ФН. Далее необходимо открыть сервисное меню и указать в нем, что причина перерегистрации – это замена ФН. Завершающим действием станет формирование и печать отчета «Об изменении параметров регистрации». В окне должно появиться сообщение о том, что процедура успешно выполнена.
Следует отметить, что не нужно выбрасывать старый модуль. Предприятия должны хранить его на протяжении 5 лет.
Составление заявления на перерегистрацию ККТ при замене ФН
Следующий этап происходит на портале ФНС. Для этого нет необходимости ехать лично в инспекцию, все можно сделать в ЛК, при наличии электронной подписи.
Перейдите в личный кабинет на сайте nalog.ru, найдите пункт «Учет ККТ».
Укажите номер кассы, перерегистрация которой происходит. Появится окно заявки.
В окне необходимо заполнить поля сведениями из 2 отчетов, распечатанных ранее («О закрытии архива», «Об изменении параметров регистрации»).
Выберите модель устройства и заполните поле заводского номера.
Отправьте заявление, подписав его электронной подписью.
Заявление на перерегистрацию должно быть отправлено в течение одного рабочего дня, следующего за днем замены. Налоговая проверяет заявку 5 дней. Результатом рассмотрения становится отправка карточки в личный кабинет на сайте или при помощи ОФД.
Когда карточка будет получена, завершите операцию. В разделе «Учет ККТ» отразится статус «ККТ перерегистрирована».
После этого посредством ОФД оплатите дальнейшее обслуживание, тогда чеки, сформированные на кассе, станут отправляться в налоговую службу.
ФНС может не одобрить перерегистрацию, если модель не числится в реестре, а также если в составленном заявлении указана неполная информация.
Сколько стоит замена фискального накопителя
На стоимость покупки ФН влияет срок действия:
С периодом службы 13 и 15 месяцев – от 6 900 рублей;
На 36 месяцев – от 9 990 рублей.
В целях экономии, мы рекомендуем оформлять продление обслуживания ОФД на год сразу, вместе с покупкой нового накопителя.
Продление электронной подписи на год составит 1 600 руб., приобретение новой ЭП с USB-носителем обойдется в сумму от 2 400 руб.
Стоимость услуги замены ФН в ЦТО составляет 2 000 рублей.
Индивидуальные предприниматели на ЕНВД и патенте могут получить налоговый вычет при покупке и смене модуля памяти. В вычет (до 18 000 руб.) входит стоимость самой онлайн-кассы, ее комплектующих и ПО.
Отражение затрат в бухгалтерском учете
Расходы по установке отражаются следующими проводками бухгалтерского учета:
приобретение — Дебет 10 Кредит 60;
замена — Дт 08 Кт 60;
списание затрат на ФН, если ККТ не находится в составе ОС — Дт 26(44) Кт 10.
При составлении бюджета затраты на покупку и установку оборудования относят на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» и собираются на счете 10600 «Вложения в ОС».
Санкции за несвоевременную замену фискального накопителя
Если торговые операции осуществляются кассой, на которой стоит просроченный ФН, то данные о продажах не поступают в ФНС. Законодательство регулирует это штрафами:
ООО оплачивают 75—100 % от суммы неучтенных продаж, минимум 30 тыс. рублей;
ИП оплачивают 25—50 % от выручки, но не менее 10 тыс. рублей.
В случаях, когда вместо обязательного оборудования со сроком 3 года, используется на 13 или 15 месяцев, тоже предусмотрены штрафные санкции:
для ЮЛ – от 5 000 до 10 000 руб.
для ИП и должностных лиц – от 1 500 до 3 000 руб.
Если предприятие относится к малому и среднему бизнесу, то первое нарушение закона заканчивается предупреждением. Представители крупного бизнеса, выручка которых составляет более 2 млрд. руб., а численность сотрудников больше 250 чел., оплачивают штраф, независимо от того, был ли это первый случай нарушения или последующий.
Что такое ФН в ККТ
Чтобы онлайн-касса работала, в ней обязательно должен быть установлен фискальный накопитель. Расскажем, что такое фискальный накопитель, каким он может быть, как проверить тип ФН в чеке и как его заменить.
Что такое фискальный накопитель и для чего он нужен
Фискальный накопитель (ФН) — это запоминающее устройство, которое устанавливают в онлайн-кассу. Оно нужно, чтобы формировать, шифровать и хранить фискальные документы: чеки и уведомления в «Честный ЗНАК». Без фискального накопителя пользоваться онлайн-кассой нельзя.
Схема работы кассы и ФН выглядит так:
Внутреннее кассовое ПО формирует чек из набора данных: наименований и цен товаров, имени кассира и других → Кассовое ПО отправляет чек в ФН → ФН присваивает чеку фискальный признак, превращая его из набора данных в фискальный документ, шифрует и сохраняет его → ФН отправляет зашифрованный чек в кассовое ПО → Кассовое ПО посылает зашифрованный чек в ОФД → ОФД отправляет чек в налоговую.
При покупке фискального накопителя он сразу привязывается к своему владельцу, ИП или юрлицу. И потом передать или перепродать его нельзя. А после установки ФН «привязывается» уже к кассе — вытащить и поставить его в новую кассу тоже нельзя.
Какие типы ФН бывают и как выбрать подходящий
Все фискальные накопители делятся на две группы по сроку службы — на 15 и 36 месяцев. Это срок работы после активации — спустя обозначенное время ФН заблокируется, и пользоваться им будет нельзя.
Просто так выбирать срок службы нельзя — нужно ориентироваться на свой тип бизнеса:
В таблице прописано, какой накопитель вы можете использовать и сколько он проработает по факту. Например, ФН на 15 месяцев для ОСНО обычно работает 470 дней, но если вы продаете сигареты или другой подакцизный товар, его хватит только на 410 дней. Потом ФН заблокируется — нужно будет покупать новый.
Накопитель может заблокироваться и раньше — в нем ограничен объем памяти. Так что при интенсивной торговле место в накопителе может закончиться раньше срока, он заблокируется, и нужно будет покупать новый.
Раньше фискальные накопители делились еще на две группы: «ФН-1» и «ФН-1.1М»:
Так выглядят накопители ФН-1.1М
Как узнать номер ФН и проверить его тип в чеке
Серийный или заводской номер фискального накопителя, его производитель и срок службы указаны на коробке. Проверить, подлинный ли у вас ФН, можно на сайте налоговой, если ввести серийный номер.
Если ФН уже установлен в кассе, можно распечатать отчет о состоянии ФН. Из него можно узнать все те же данные, а также дату установки ФН и срок его действия. Также серийный номер ФН всегда есть в любом фискальном документе: кассовом чеке, «Отчете об открытии смены», «Отчете о закрытии смены».
Заводской номер ФН в простых кассовых чеках обычно указан внизу и выглядит как длинный набор цифр с буквами «ФН» в начале
Что делать, если срок действия ФН закончился
Современные кассы предупреждают владельцев о том, что у накопителя истекает срок действия или что в нем кончается память. Пропустить этот момент сложно. Когда касса подаст такой сигнал, действуйте по инструкции:
1. Закройте смену и убедитесь, что все чеки ушли в ОФД. Для этого в отчете о закрытии смены посмотрите на строку «Количество неотправленных документов» — там должен стоять ноль. Если стоит другое число, проверьте подключение к интернету или обратитесь в сервисный центр. Пока проблема не решена, извлекать ФН нельзя.
2. Закройте фискальный накопитель. Это нужно делать через кассу, как именно — прописано у вас в инструкции к ККТ. Если не понимаете, обратитесь в техподдержку. Касса распечатает отчет о закрытии ФН — сохраните его, он еще пригодится.
3. Откройте отсек с ФН и извлеките накопитель из кассы. Лучше сделать это в сервисном центре или у продавца касс. Действуйте сами, только если уверены в своих силах.
4. Купите и установите новый накопитель.
5. Перерегистрируйте кассу по причине замены ФН. Обязательно укажите данные из отчета о закрытии ФН.
По закону после извлечения из кассы накопитель нужно хранить еще 5 лет в защищенном месте, например в сейфе. В течение этого срока налоговая может затребовать его для проверки.
Что такое фискальный накопитель и как он работает в облачной кассе
Чтобы онлайн-касса работала, в ней обязательно должен быть установлен фискальный накопитель. И облачной кассы это правило тоже касается. Расскажем, что такое фискальный накопитель, зачем он нужен и как работает, если вы арендуете кассу в облаке.
Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен в онлайн-кассе
Фискальный накопитель (ФН) — это небольшое запоминающее устройство, которое устанавливается в специальный отсек онлайн-кассы. Он выполняет две функции:
Именно зашифрованные фискальные документы касса потом отправляет в налоговую и «Честный ЗНАК» через ОФД. То есть схема работы кассы выглядит так:
Кассовое ПО формирует чек, еще не зашифрованный → Кассовое ПО отправляет чек в ФН → ФН шифрует чек и сохраняет его → ФН отправляет зашифрованный чек в кассовое ПО → Кассовое ПО посылает зашифрованный чек в ОФД → ОФД отправляет чек в налоговую.
Может показаться, что фискальный накопитель онлайн-кассе не нужен — ведь можно научить кассу хранить и шифровать данные. Но это невозможно по нескольким причинам:
Фискальный накопитель всегда «привязан» к компании. Компания покупает ФН, регистрирует его на свое имя и владеет им до самого конца. Даже если бизнес пришлось закрыть через месяц, накопитель нельзя будет перепродать. И взять его в аренду тоже нельзя.
По этой причине кассы всегда продают без ФН. Накопитель может идти в комплекте, но заранее он в кассу никогда не установлен. И цены на кассы часто указывают без учета ФН.
После установки в кассу ФН привязывается и к ней тоже. Вытащить его и поставить в другую кассу нельзя.
Какие бывают фискальные накопители и как выбрать нужный
Фискальные накопители бывают двух видов — на 15 и 36 месяцев. Это срок их работы после активации — спустя обозначенное время ФН заблокируется, и пользоваться им будет нельзя.
Какой именно ФН может использовать организация, зависит от налогообложения и типа деятельности:
В таблице прописано, какой накопитель вы можете использовать и сколько он проработает по факту. Например, ФН на 36 месяцев для УСН обычно работает 1110 дней. Но если вы продаете подакцизный товар, он проработает только 410 дней, а потом заблокируется — нужно будет покупать новый.
Накопитель может заблокироваться и раньше — в нем ограничен объем памяти. ФН на 15 месяцев может хранить 200–220 тысяч фискальных документов, на 36 месяцев — 500 тысяч документов. Так что при интенсивной торговле место в накопителе закончится раньше срока, он заблокируется, и нужно будет покупать новый.
Современные кассы предупреждают владельцев о том, что у накопителя истекает срок действия или что в нем кончается память. Пропустить этот момент сложно. После замены ФН кассу нужно будет перерегистрировать в налоговой.
По закону после блокировки накопитель нужно хранить еще 5 лет в защищенном месте, например в сейфе. В течение этого срока налоговая может затребовать его для проверки.
Как работает фискальный накопитель в облачной кассе
Когда вы покупаете стационарную кассу, вы докупаете к ней фискальный накопитель и устанавливаете его внутрь — сами или в сервисном центре. А потом следите за ним и после блокировки меняете на новый.
С облачной кассой не так. У вас на руках нет устройства, вы не можете ничего в него установить. При этом ФН вы обязаны купить — в отличие от кассы, взять его в аренду нельзя. Все это реализовано так:
Если вы решаете не продлять аренду, провайдер блокирует ФН и вытаскивает из кассы. Он может отправить его вам курьером или оставить в своем защищенном хранилище. За хранение обычно нужно доплачивать.
Если вы продляете аренду, накопитель стоит в кассе, закрепленной за вами. Когда срок действия заканчивается, провайдер сам извлекает накопитель и устанавливает новый. Вас об этом предупреждают, чтобы вы перерегистрировали кассу — обычно облачный провайдер с этим помогает.
Иногда провайдеры дают ФН в подарок. Например, если арендовать кассу сразу на 15 месяцев, платить за ФН на этот срок не придется. У АТОЛ Онлайн такая акция действует на тарифе «Без забот».
Как выбрать фискальный накопитель (ФН)?
Сегодня, в связи с требованиями 54-ФЗ, практически ни один предприниматель, занятый в сфере торговли, оказания услуг и общественного питания, не может обойтись без онлайн-кассы. Данные о кассовых операциях по закону должны моментально передаваться в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). А на самой онлайн-кассе данные должны сохраняться на фискальном накопителе (ФН). Что это такое, для чего нужен, как выбрать и как использовать – рассказываем всю правду об ФН.
Зачем нужен фискальный накопитель и что это за устройство?
Фискальный накопитель – это главная память онлайн-кассы. Он представляет собой небольшое по размеру программно-аппаратное устройство, которое вставляется в кассу как флеш-карта. ФН берет на себя важные функции: шифрование всех фискальных данных и создание специального кода для их проверки. Иными словами, фискальный накопитель записывает все операции и защищает их.
Фискальный накопитель обеспечивает хранение данных обо всех совершенных операциях, с его помощью проводится сверка фискальных документов, удостоверяющих факт передачи информации оператору фискальных данных, а также обеспечивается конфиденциальность.
Какие виды ФН существуют и как правильно выбрать?
На сегодняшний день есть два вида фискальных накопителей, отличающихся друг от друга сроком действия: 15 и 36 месяцев. Выбор будет зависеть от того, какой режим налогообложения использует предприниматель и от специфики его деятельности. Фискальный накопитель сроком действия не менее 15 месяцев могут использовать ООО и ИП, если:
их деятельность характеризуется сезонностью работ;
они продают подакцизные товары;
используется ОСНО или с ОСНО совмещен свой режим налогообложения;
бизнес ведется в отдаленных от средств связи местностях, т. е. касса работает в автономном режиме.
Сюда также относятся платежные агенты/субагенты и продавцы подакцизных товаров.
Оснастить кассу фискальным накопителем сроком действия 36 месяцев придется следующим категориям ИП и ООО:
оказывающим различные услуги населению;
находящимся на таких режимах налогообложения, как УСН, ПСН, ЕСХН.
Так, если перед хозяином мясного магазина встанет задача выбрать фискальный накопитель для своей ККТ, он должен в первую очередь обращать внимание на то, как он платит налоги. Так как деятельность розничного мясного магазина направлена на взаимодействие с физическими лицами, попросту говоря, обычными покупателями, то, согласно Налоговому Кодексу РФ, будет использована одна из этих форм налогообложения – УСН, ПСН. А значит, фискальный накопитель следует выбирать на 36 месяцев. Если, конечно, его магазин не попадает под одно из условий, характерных для ФН на 15 месяцев.
Помимо этого, одно из главных условий, которое должно соблюдаться при выборе ФН – соответствие реестру фискальных накопителей. Федеральная налоговая служба составила строгий список, проверить соответствие устройства этому списку можно на сайте www.nalog.ru. Многие онлайн-кассы поступают в продажу с уже встроенным фискальным накопителем. Каждая МТС Касса оснащена фискальным накопителем, внесенным в реестр ФНС, при этом для любой модели можно выбрать тот ФН, который подойдет именно вам.
Некоторые особенности ФН
Указанный срок действия фискального носителя – это срок максимальный. То есть, выбрав, например, ФН сроком действия 36 месяцев, вам может потребоваться его замена гораздо раньше, если ваша деятельность настолько активная, что его память закончилась раньше. Эти детали следует уточнять у производителя ФН.
ФНС утвердила не только реестр разрешенных фискальных накопителей, но и их формат (ФФД). Сегодня их два: 1.05, 1.1. Они обеспечивают единый формат чеков. Существовал также формат 1.0, но с 01.01.2019 его применять нельзя.
Сколько стоят ФН и можно ли сэкономить на покупке ФН?
Фискальные накопители можно купить в онлайн-магазине МТС Кассы по стоимости:
ФН на срок действия 15 месяцев – 9 600 руб.,
ФН на срок действия 36 месяцев – 15 000 руб.