Работодатель не принимает электронный больничный. Что делать?
Несмотря на то, что электронный больничный имеет ряд преимуществ: работник не рискует потерять или испортить документ, получает возможность контролировать начисления и оплату по своим «больничным» онлайн в личном кабинете застрахованного лица http://cabinets.fss.ru, а для работодателя исключается риск оплаты поддельных листков, сокращается время на обработку бумажных бланков, возникают случаи, когда работодатель отказывает гражданину в приеме электронного больничного.
В соответствии со статьей 1 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»» застрахованное лицо имеет право оформить больничный на бумажном носителе или в форме электронного документа. Закон не предусматривает каких-либо ограничений для выдачи ЭЛН.
В этой связи страхователь должен обеспечить реализацию законного права гражданина на подтверждение временной нетрудоспособности при помощи электронного больничного. Отсутствие у работодателя технической возможности для обработки ЭЛН (в том числе, отсутствие у него электронной подписи) не может являться основанием для отказа в приеме больничного листа в электронной форме. В этом случае страхователь должен принять у работника ЭЛН, а после установить необходимое программное обеспечение или обратиться в медицинскую организацию, выдавшую больничный, для замены электронного листка нетрудоспособности на «бумажный».
Что делать, если работодатель отказывает в приеме электронного «больничного»?
Уже более года активно идет переход на «электронный листок нетрудоспособности», призванный с помощью электронного документооборота упростить и сделать прозрачной процедуру оформления «больничного», пресечь мошенничество, совершаемое посредством предоставления поддельных листков, а главное — исключить ошибки при заполнении документов. Когда речь идет о небольших ИП, возможно, этот вопрос не кажется таким важным, но для крупного предприятия экономия трудозатрат и прочих средств получается немалой.
С 1 июля 2017 года по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия может быть оформлен ЭЛН. За год реализации проекта в регионе выдано более 27 тысяч ЭЛН, сложилась устойчивая тенденция к увеличению числа электронных больничных в общем объеме выдаваемых листков нетрудоспособности.
В этой связи Хабаровское региональное отделение Фонда социального страхования РФ ведет работу со страхователями, направленную на создание в организациях условий для обработки ЭЛН.
Однако возникают случаи, когда работодатель отказывает работнику в приеме электронного больничного. Тем самым нарушая реализацию законного права гражданина на подтверждение временной нетрудоспособности.
В соответствии со статьей 1 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” и статьи 59 и 78 Федерального закона “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации”» застрахованное лицо имеет право оформить больничный на бумажном носителе или в форме электронного документа. Закон не предусматривает каких-либо ограничений для выдачи ЭЛН.
В этой связи работодатель должен обеспечить реализацию законного права гражданина на подтверждение временной нетрудоспособности при помощи электронного больничного. Отсутствие у работодателя технической возможности для обработки ЭЛН (в том числе, отсутствие у него электронной подписи) не может являться основанием для отказа в приеме больничного листа в электронной форме и отказа в выплате пособия. В этом случае страхователь должен принять у работника ЭЛН, а затем обеспечить техническую возможность для формирования электронного листка нетрудоспособности и выплатить пособие. В исключительных случаях отсутствия возможности оплаты ЭЛН работнику необходимо обратиться в медицинскую организацию, выдавшую больничный, для замены электронного листка нетрудоспособности на «бумажный».
Адрес: 680021, г. Хабаровск, улица Ленинградская, 44 Схема проезда
ФСС РФ выпустил справочник об электронных листках нетрудоспособности.
Организационные вопросы
После того как электронный листок нетрудоспособности закрыт, сотрудник сообщает его номер своему работодателю. Компания запрашивает в инфосистеме ФСС ЕИИС «Соцстрах» документ по его номеру и СНИЛС сотрудника. Далее надо заполнить данные о работнике, компании, а также данные о стаже и заработке и отправить их в ЕИИС «Соцстрах», заверив квалифицированными ЭЦП главбуха, руководителя и работодателя-юрлица. Сообщить номер электронного больничного граждане могут по телефону, e-mail или предоставить талон с номером. Однако ФСС РФ отмечает, что сам по себе талон с номером не является документом, на основании которого назначаются страховые выплаты. Он служит только для того, чтобы граждане узнали о сформированном листке.
2. Как и где проверяют подлинность больничного?
Чтобы проверить электронный больничный, можно обратиться в территориальное отделение ФСС РФ по месту регистрации компании или в региональное отделение по адресу медорганизации, чьи реквизиты указаны в больничном.
3. Зачем переходить на электронные больничные?
4. Можно ли получить больничный задним числом?
Следуя порядку выдачи листков нетрудоспособности, утвержденному Минздравом РФ, больничные выдает медработник после осмотра гражданина и записи о его здоровье в карте больного. Если граждане лечатся в поликлинике, то больничный выдается в день обращения. Если лечение происходит в больнице, то лист нетрудоспособности гражданин получает в день выписки. В исключительных случаях больничный можно получить за прошедшее время.
5. Что требуется для замены на российский больничный заграничных медицинских документов?
Иностранные документы, которые подтверждают болезнь гражданина, должны быть переведены на русский язык, а перевод нотариально заверен. Также для замены таких бумаг на российский больничный они должны быть легализированы, а записи в них должны подтверждать состояние здоровья гражданина. Единственной формальностью для удостоверения подлинности документа является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен. Чтобы заменить иностранный документ на российский больничный, заявитель может обратиться в медорганизацию либо лично, либо по доверенности.
6. Планирует ли ФСС РФ в дальнейшем полностью перейти на электронную документацию, а за отказ в оформлении цифровых больничных взыскивать штрафы?
Сейчас электронные больничные равнозначны бумажным. Если у работодателя есть техническая возможность принять документ в цифровом виде, а он отказывается это сделать, то это считается нарушением прав работника. Однако обязанности переходить только на цифру в законодательстве РФ нет.
Особенности работы с электронными больничными
В поле «Место работы — наименование организации» указывают название компании-работодателя, зарегистрированной как страхователь в региональном отделении ФСС РФ. Если подразделение не является работодателем застрахованного лица, то название такого подразделения в больничном не указывается. Если же договор у работника заключен с подразделением, то вписывается название подразделения.
8. Нужно ли распечатывать и хранить цифровые больничные вместе с традиционными БСО?
Так как электронные больничные имеют юридическую силу и хранятся в инфосистеме ФСС РФ, у работодателя нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
Информация для граждан
Данные об электронных больничных доступны в личном кабинете получателей услуг на сайте ФСС РФ. Для входа в кабинет можно воспользоваться логином и паролем с сайта госуслуг. Если работодатель гражданина находится в регионе, в котором проходит проект «Прямые выплаты», то в личном кабинете человек может получит информацию о расчете пособий и об их выплате.
10. Может ли безработный получить электронный больничный?
В формировании электронных больничных участвуют страховщик, страхователь и медорганизации. Так как у безработных граждан страхователя нет, им выдается обычный, бумажный больничный.
11. Что делать, если оформлен электронный больничный, а работодатель требует бумажный?
ФСС РФ напоминает, что электронные и бумажные больничные равнозначны, а форму выбирает пациент. Электронный больничный оформляется только с его письменного согласия. Однако если работодатель технически не готов принять электронный листок нетрудоспособности, то больничный оформляют в бумажном виде. Если документ уже оформлен в цифре, то с помощью специальной программы фонда «Подготовка расчетов для ФСС» можно распечатать бумажную копию. Кроме того, работодатели, работающие с рядом бухгалтерских программ, с середины прошлого года могут работать с электронными больничными. Эта возможность встроена непосредственно в программу.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На онлайн-практикуме осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Выплата пособий: что делать, если нет возможности принять электронный больничный
ФСС в своем письме от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462 уточнил порядок участия медицинских организаций и работодателей в формировании электронного листка нетрудоспособности.
Ведомство отмечает, что пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком назначаются и выплачиваются работодателем независимо о того, в какой форме предъявлен больничный лист – бумажной или электронной.
Форма больничного листа выбирается работником. Так, в частности, по желанию он может оформить электронный больничный.
При этом законодательство не обязывает работодателей участвовать в формировании электронного листка нетрудоспособности.
В случае технической неготовности работодателя к обработке электронного больничного медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на «традиционный» бумажный больничный лист. При этом в электронном больничном медицинская организация указывает о прекращении его действия.
ФСС также напоминает, что работодатель предоставляет в ФСС сведения в целях формирования электронного больничного, в том числе сведения по расчету пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
В этих целях может быть использовано как собственное программное обеспечение компании, так и программное обеспечение, предоставляемое ФСС на безвозмездной основе.
Использование Личного кабинета страхователя в этом случае не обязательно и является одним из доступных инструментов для работодателя по формированию электронного больничного.
Информационное взаимодействие ФСС и работодателя, а также направление сведений в информационную систему Фонда осуществляется с использованием шифрования и подтверждения сведений усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращаем внимание, что работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С.
В 2021 году электронные больничные стали использоваться гораздо чаще, чем в предыдущие годы. Этому, в частности, способствовало введение « коронавирусных » ограничений и перевод многих работников на «удаленку ». О том, как получить и оплатить электронный больничный лист, каковы плюсы и минусы перехода на новую систему читайте в нашей статье.
Вводная информация
Напомним, что изменения в законодательстве, которые позволили получать больничные листы в электронном виде, вступили в силу в июле 2017 года (Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ). А в конце 2017 года были приняты подзаконные акты, регламентирующие порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций (утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.17 № 1567; далее — Правила № 1567).
После этого ФСС начал работу по постепенному переходу на ЭЛН — этому были посвящены активные информационные компании 2018 и 2019 годов. А в 2020-м году Минздрав утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа (приказ от 01.09.20 № 925н; далее — Порядок № 925н).
Что такое электронный листок нетрудоспособности
Как известно, больничное пособие начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, который выдается заболевшему работнику медицинской организацией. Согласно статье 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 июля 2017 года), медучреждение может формировать больничный лист как в виде бумажного документа, так и в электронной форме без дублирования на бумаге.
Справка
С января 2022 года для выплат пособий по болезни и по уходу за больным членом семьи, а также по беременности и родам останется только ЭЛН. Такой бюллетень будет размещен в информационной системе ФСС. Работник при желании сможет получить от врачей выписку из указанного документа (п. 6 ст.13 Закона № 255-ФЗ в ред. Закона от 30.04.21 № 126-ФЗ). Подробнее см. «Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям».
ЭЛН является полноценным документом, имеющим ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный лист. При этом технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по ТКС. Все взаимодействие между заболевшим работником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему, которая называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»». В этой системе ЭЛН формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.
Важно
Создавать больничные листы в электронном виде с использованием ЕИИС «Соцстрах» вправе все медицинские организации: как государственные, так и частные. Следовательно, выдавать ЭЛН могут не только поликлиники или больницы, в которые сотрудники обращаются в рамках ОМС, но медицинские организации (в том числе частные), с которыми работодатель заключил договоры ДМС в пользу своих работников.
Условия перехода на ЭЛН
На основании действующей редакции статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится. Как разъяснили специалисты ФСС России, в этом случае медицинская организация по заявлению сотрудника должна аннулировать ЭЛН и выдать ему больничный лист на бумажном носителе (письмо от 11.08.17 № 02-09-11/22-05-13462).
Для работодателей переход на ЭЛН в настоящее время также является добровольным. Не установлено никакой ответственности для тех, кто не получит доступ к ЕИИС «Соцстрах» и не сможет работать с новым форматом больничных листов. Равно как и не предусмотрено никаких «бонусов» (освобождение от проверок, ускорение возмещения расходов и т.п.) для тех, кто подключится к системе электронных больничных.
Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет), так как только этот вид подписи можно использоваться при работе с ЭЛН (п. 16 Правил № 1567 и п. 74 Порядка № 925н).
Внимание
Из пункта 74 Порядка № 925н следует, что электронная подпись понадобится и директору, и главбуху (или другому сотруднику, уполномоченному вести бухгалтерский учет). Однако на практике ФСС принимает электронные больничные, подписанные одной УКЭП: либо руководителя, либо главбуха. Подробнее см. «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю».
Во-вторых, установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.
Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал госуслуг или программу «Подготовка расчетов ФСС», доступную на сайте фонда. Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которых есть возможность работы с электронными больничными. Например, все действия, необходимые для работы с ЭЛН, можно выполнить в системе для подготовки и отправки отчетности « Контур.Экстерн ».
Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.
В завершение процедуры возможно заключение соглашения об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС (соответствующие формы обычно размещены на сайтах отделений).
Как получить ЭЛН
Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой бюллетень оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о своем СНИЛС.
После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.
Внимание
Если сотрудник потеряет талон, то ему придется предпринять следующие действия. Сначала зарегистрироваться на сайте госуслуг, а затем зайти в свой личный кабинет на сайте ФСС, где он сможет увидеть номер своего электронного больничного листа. С помощью этого же кабинета работник может отслеживать «движение» средств по бюллетеню: сумму назначенного пособия, статус выплаты и т.д.
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен приступить к выполнению действий, необходимых для его оплаты. Сначала с помощью выбранного ПО нужно найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС (п. 72 Порядка № 925н).
После того, как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В полученном ЭЛН нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (подп. «в» п. 11 Правил № 1567). По своему содержанию эти графы ничем не отличаются от граф аналогичного раздела бумажного варианта листка нетрудоспособности (п. 73 Порядка № 925н). Некоторые особенности заполнения ЭЛН см. в статье «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю».
Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронными подписями руководителя и главного бухгалтера (или иного лица, уполномоченного вести бухучет) (п. 74 Порядка № 925н). После этого данные автоматически уйдут в ФСС.
Важно
Чтобы каждый раз не отвлекать руководителя и главбуха, можно передать уполномоченному лицу право оформлять ЭЛН. Для этого нужно издать приказ (распоряжение) или выдать доверенность. В таком случае подписывать ЭЛН нужно будет УКЭП уполномоченного лица (п. 74 Порядка № 925н).
Если при заполнении ЭЛН работодатель допустил ошибку, то изменения нужно сделать также в электронном виде. Необходимо направить в ФСС исправленные сведения с указанием причины внесения изменений (п. 72 Порядка № 925н).
Из сообщения на сайте ФСС следует, что ни распечатывать ЭЛН, ни создавать его копию на компьютере работника или сервере организации не требуется. А вот расчет пособия по электронному больничному нужно хранить. Делать это можно как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, заверенного УКЭП (п. 75 Порядка № 925н).
Оплата электронного больничного ничем не отличается от оплаты традиционного бумажного листка нетрудоспособности. Это значит, что часть пособия, которая платится за счет работодателя, нужно перечислить вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). ФСС выплатит свою часть пособия в течение 10 календарных дней после получения от работодателя документов (сведений) либо реестра сведений. Также см. «ФСС утвердил формы реестров, которые работодатели сдают в Фонд для прямых выплат пособий».
Важно
Работник, которому выдан ЭЛН, не должен подавать работодателю заявление о выплате пособия.
Плюсы и минусы электронного больничного
Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:
Есть удобства и для работников, которые оформляют электронные больничные. Они могут быстрее получить соответствующую выплату, так как для назначения пособия не нужно писать заявление и передавать работодателю оригинал бюллетеня, а достаточно лишь сообщить его номер. Кроме того, электронная форма больничного листа делает невозможной его потерю или порчу. Наконец, в ЭЛН просто не может быть ошибок в указании информации о работодателе, так как медучреждение берет все сведения из базы данных ФСС. Также к плюсам можно отнести возможность отслеживать «движение» выплат по электронному бюллетеню через личный кабинет.
Практические выводы
Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса. Также придется приобрести необходимое программное обеспечение и сертификаты УКЭП (если их еще нет).
В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Действующее законодательство не обязывает страхователей обеспечить работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».
Уже более года активно идет переход на «электронный листок нетрудоспособности», призванный с помощью электронного документооборота упростить и сделать прозрачной процедуру оформления «больничного», пресечь мошенничество, совершаемое посредством предоставления поддельных листков, а главное — исключить ошибки при заполнении документов. Когда речь идет о небольших ИП, возможно, этот вопрос не кажется таким важным, но для крупного предприятия экономия трудозатрат и прочих средств получается немалой.
