Тайм менеджмент чем полезен
Для чего нужен тайм-менеджмент и можно ли обойтись без него
На самом деле, есть по крайней мере четыре веских причины научиться «управлению временем». Рассмотрим их по порядку.
Причина 1. Больше успевать
Сегодня на человека обрушиваются тысячи дел. Ему регулярно подкидывают работу начальники, клиенты, коллеги, чиновники и домочадцы. Ему приходится «воевать» с и жизненными обстоятельствами. У него есть собственные потребности, которым тоже нужно уделять время.
Неудивительно, что многие просто тонут в этих делах, так и не успевая толком ничего сделать. За этими людьми незримо тянется череда не сданных вовремя отчетов, недоделанных ремонтов, заброшенных тренировок и нарушенных обещаний. Как следствие, их постоянно преследуют стрессы и хроническая усталость.
— Ах, если бы только в сутках было больше времени! — говорят они.
Однако причина этих бед часто не в отсутствии времени, а в том, что люди не умеют правильно его использовать. Они не умеют ставить перед собой цели и задачи и предпочитают действовать «по обстоятельствам». Они не умеют отделять важное от неважного и тратят драгоценные минуты на пустяки. Не умеют бороться с отвлечениями и грамотно выстраивать свою работу.
Причина 2. Находить время для важных дел
В наши дни многие ощущают хроническую нехватку времени. И тот поток дел, о котором мы писали выше — это лишь часть проблемы. Телевидение, интернет, мобильные телефоны, назойливая реклама и навязчивые коммерсанты — все они тоже воруют у нас драгоценные минуты. В результате современный человек тратит свою жизнь на что угодно, но только не на себя.
Такой дефицит времени нередко имеет весьма печальные последствия. Это родители, которые с утра до вечера проводят на работе и не могут выделить время на своих детей. Это несостоявшиеся писатели, которые не способны найти хотя бы один час в день для своей книги. Это спортсмены, которым некогда заниматься спортом, и меломаны, которые годами не посещают концертов. Часто людям не хватает времени ни на здоровье, ни на духовный рост, ни даже на личную жизнь.
дает человеку возможность организовывать свое время так, чтобы важные дела не оказались забыты. Он помогает быстрее справляться с рутиной и говорить «нет» ненужной работе, помнить о своих настоящих целях и не тратить жизнь на чужие интересы.
Причина 3. Достигать целей
Многие наши современники — это ходящие кладбища несбывшихся надежд. мечтает о своем доме, но годами живет в тесной малосемейке. мечтает стать программистом, но целыми днями перекладывает бумажки в государственной конторе. мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не смог выбраться за пределы своей области.
Часто люди просто не знают, что делать со своими мечтами. Придавленные работой и бытом, они постепенно перестают замечать те возможности, которые их окружают. Они уже не верят в себя: им начинает казаться, что только чудо может сделать их мечты реальностью.
Вместо грез о несбывшемся, предлагает людям понятный и реалистичный план по достижению целей. Да, это будет не чудо, свалившееся с неба, а работа, которая потребует усилий и упорства. Но именно такая работа и позволяет творить настоящие чудеса.
Причина 4. Управлять своей жизнью
Одно из самых неприятных чувств — это чувство, что от тебя ничего не зависит. Но именно с этим чувством и живут сегодня многие люди. Они словно дрейфуют по течению: утренняя маршрутка, работа, вечерняя маршрутка, социальные сети, воскресные телепередачи, кредиты, ипотека… Они пассивно созерцают то, что с ними происходит, но не в состоянии ничего изменить. Им кажется, что у них просто нет другого выбора.
Однако это не так. И главная идея заключается в том, что свою жизнь можно и нужно планировать. Человек способен сам выбрать, где ему жить, с кем общаться и где работать, на что тратить свое время и в каком направлении развиваться. нужен людям для того, чтобы встать с пассажирского кресла и начать самостоятельно управлять своей судьбой.
Сразу оговоримся: совсем уж без люди не обходятся. Они всегда, так или иначе, используют его элементы.
Например, человек всегда мысленно прикидывает, чем он займется сегодня и что он будет делать прямо сейчас. Он пытается придерживаться распорядка дня, пусть даже непостоянного или нерационального. Он пытается понять, что для него важно, а что не очень, и обычно способен сформулировать свои ближайшие цели.
Именно такой «спонтанный » использовался человечеством на протяжении долгих веков. С ним вполне можно жить и даже добиваться. Другое дело, что он никогда не сможет дать того, что дает полноценное «управление временем».
Ведь современный — это уже не просто набор случайных рецептов. Это целая наука, впитавшая в себя элементы психологии, экономики, математики и других дисциплин. Сегодня он предлагает человеку готовые решения почти на все случаи жизни: от учебы в школе, до руководства крупными компаниями.
Если у него нет ни возможности, ни смысла планировать свое время. Иногда бывает так, что любые планы и цели внезапно теряют всякое значение. Например, тяжелая болезнь, сильное горе и другие ситуации, в которых рушится вся жизнь.
Если его все устраивает. Некоторым людям не нужно никуда стремиться, менять, планировать и упорядочивать. и без того вполне успешен и удовлетворен своей судьбой (скажем, потомственный рантье). нравится тот образ жизни, который он ведет. живет в гармонии с собой и не видит смысла стремиться к большему. Все это личный выбор человека.
Если у него нет крупных целей. Если амбиции не простираются дальше урожая на даче, воскресных шашлыков и ремонты любимой машины, то спонтанного планирования будет вполне достаточно.
Во всех остальных случаях все же стоит задуматься об использовании или хотя бы отдельных его элементов.
Тайм-менеджмент: как управлять временем
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.
В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.
Зачем нужен тайм-менеджмент
Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.
Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.
Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.
Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.
Принципы тайм-менеджмента
В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.
Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.
Мотивация
Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?
Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:
Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.
Оптимизатор
Принцип планирования
Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.
То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.
Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.
Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.
Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.
Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.
Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.
Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.
Принцип структурирования
Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.
Принцип приоритетов
Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность
Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.
Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:
Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.
Рациональный подход к привычкам
Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?
Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:
Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.
Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.
Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.
Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.
Тайм-менеджмент – что это такое простыми словами
У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…
Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.
Определение тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.
Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.
Для чего он нужен?
Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.
Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.
Главные принципы тайм-менеджмента
Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.
Мифы о тайм-менеджменте
До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.
№1. Управлять временем невозможно
Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.
№2. Это не работает!
Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.
№3. Придется больше и усерднее работать
Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.
№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству
Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.
№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит
Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.
№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает
Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.
№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией
Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.
Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.
№8. Нельзя стать успешным без управления временем
Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.
№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем
Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.
№10. Тайм-менеджмент экономит время
Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.
Техники тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.
Правило 10 минут
Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.
Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:
1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.
2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.
3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.
4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.
Для долгосрочного планирования данная система не годится.
90 на 30
Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.
Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.
Fresh or Fried
Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.
Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.
Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:
POMODORO
Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.
Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.
Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.
Zero Inbox
Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.
ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:
Автофокус
Действовать в системе «Автофокус» надо так:
Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.
Временные блоки
Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.
Закон Паркинсона
Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.
Канбан
Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.
Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.
Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.
«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.
Лягушки или слоны
Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».
Матрица Эйзенхауэра
Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.
Правило Парето
Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.
Принцип девяти дел
Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.
Принцип трех дел
Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.
Система Тима Ферриса
Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.
Хронометраж
Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.
На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.
На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.
Полезная литература
Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:
На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉