Упд что это простыми словами
УПД: что это такое, что он в себя включает и зачем нужен — статус универсального передаточного документа, как заполнять
В этой статье мы будем разбираться, что это такое — универсальный или унифицированный передаточный документ (УПД) на товар в 1С. Рассмотрим, зачем может потребоваться подобная документация, когда их следует применять, как исправлять ошибки и в какие сроки нужно его оформлять. Его создание сильно упростило взаимодействие с поставщиками и контрагентами, ее можно задействовать при подсчете бухгалтерского и налогового учета. На его основании допускается вести бухучет, списывать затраты. Его удобнее заполнять в самых разных операциях, чем СФ или другую первичку. Главное — закрепить в специальных учетных бумагах, что он будет применяться, тогда он официально станет частью фирмы.
Что это за документ — УПД, что с ним делать и его расшифровка
Так называется бумага, которая объединяет функционал счет-фактуры и первички. Налоговой службой закреплена рекомендованная форма, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Но стоит помнить, что это — рекомендуемый вид.
Каждая компания может видоизменить некоторые поля при условии, что все они будут содержаться на листе. Организация может модернизировать блоки, дополнив своей информацией, которую они считают необходимой.
Важно закрепить формат в учетной политике и каждый раз использовать одинаковый тип с такими строчками:
Форма, которая рекомендуется ФНС — одна из возможных при передаче продукции и имущественных прав. Определено, что некоторые реквизиты обязательны, но он не содержит исчерпывающего списка из значений, которые необходимо включить. Поэтому стороны могут фиксировать свои дополнительные имущественные права, вписывать операции. Кроме того, они могут использовать другие первичные бумаги, единый передаточный документ — только одна из доступных им форм.
Для чего может оказаться нужна бумажная версия бланка
Он часто используется вместо первичной документации.
С его помощью легко поставлять самую разную продукцию или передавать имущественные или иные права на объекты.
Закон не заставляет пользоваться именно этим способом оформления документооборота.
Подписывают его в первом статусе с продающей стороны МОЛ, отвечающие за СФ и подобное. Во втором у продающего подписываются лица, которые должны следить за состоянием первичных бумаг. А от покупающей расписываются всегда лица, которые занимаются первичкой.
Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно УПД
Этот формат имеет отличия от стандартного вида, он бывает:
Подписывают его лица, уполномоченные на это. Если разные люди отвечают за СФ и первичку, то строк будет несколько — по числу МОЛ.
Обязательно прописывать, какой статус имеет человек:
Основные отличия между бумажной и электронной формами заключается в том, что второй тип имеет больше преимуществ и использовать его в современных реалиях намного удобнее.
Как минимум его проще отправлять клиенту — не придется тратить средства на курьеров или другие методы доставки. Скорость обмена значительно вырастает, не нужны расходники — бумага, краска для принтера, место для хранения. Ничего не теряется и процент ошибок близится к нулю.
Стоит интегрировать систему ЭДО, если организация планирует развиваться и наращивать продажи. Обратитесь в «Клеверенс», чтобы подобрать софт для выполнения и оптимизации ваших задач.
Зачем нужен: применение универсального передаточного документа, сокращенно называемого УПД
Его нельзя называть обязательным файлом для всех предприятий. Каждый налогоплательщик вправе сам определиться, нужно ли ему им пользоваться. Есть несколько популярных ситуаций, когда он актуален:
Главное — помнить, что для начала его использования требуется закрепить его в политике фирмы. А, кроме того, необходимо, чтобы руководитель организации составил распоряжение, в котором утверждает определенный бланк.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Когда и для чего можно начать применять универсальный для всех организаций передаточный документ (УПД)
Основная цель этой документации — упростить оформление хозяйственных операций, ведь вместо нескольких бумаг будет применяться одна универсальная, в которой не дублируются реквизиты. Формат объединяет СФ, ТОРГ-12, ОС-1, ТТН и некоторые другие типы.
Чаще всего налогоплательщики используют этот вид для:
Начало формирования
Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.
В первую очередь следует привести ее в соответствие с форматом, по которому заполняется СФ. Затем нужно закрепить разработанный шаблон в учетной политике. А если имеющаяся рекомендованная налоговой не устраивает, то допускается полностью переработать ее. Главное условие — соблюсти наличие и корректность реквизитов и их расположение. Например, в промежутке граф 1-11 не желательно изменять названия, удалять строки.
УПД — это первичный документ, очередность и образец заполнения которого должен знать ответственный сотрудник. Какие положения необходимо помнить:
Предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов необязательно, обычно они не против новой системы, никаких рисков для них это не несет, если все оформлено верно. Но им может оказаться сложно сразу заполнить первые бланки. Поэтому мы советуем уладить все вопросы заранее. Сначала убедиться, что они справятся с этим, а потом начать отгрузку товаров по обновленной документации. Можно даже прописать применение этого формата в договоре.
Есть один нюанс — печать каждая фирма проставляет по своему усмотрению, можно этого не делать. Важно только определиться и формировать все одинаково.
Можно также создавать все типовые отгрузочные документы и УПД через специальные торговые программы. С их помощью не только печатаются файлы на подпись принимающей стороне, но и организуется весь документооборот.
Как заполнять
Главная особенность заключается в мультифункциональности документации. Стоит помнить, что обычно оформление этого бланка не вызывает никаких затруднений или сложностей. В нем содержатся знакомые всем бухгалтерам и другим МОЛ строчки.
В одной части файла находится жирная рамка, она дублирует данные из СФ, они необходимы. Туда вписывают информацию о содержании операции, ее участниках и реквизиты организаций. В эту зону лучше ничего лишнего не прописывать.
Под этим блоком отражаются подробности о договоре, который был заключен сторонами. С помощью показателя идентифицируется содержание сделки, поэтому его можно отнести к обязательным реквизитам, хотя он стоит уже за пределами части.
Ниже пишется все о транспортных накладных и других сопроводительных файлах, если они есть. Она уже не относится к непременным показателям, допускается без нее обойтись.
Как исправить ошибки в УПД
Конечно, в процессе деятельности любой фирмы регулярно происходят спорные ситуации и случайности, из-за которых специалист пишет неправильно. Документ можно скорректировать, если это делать правильно. В таблице ниже мы приводим особенности исправлений.
Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной
Для чего был разработан универсальный передаточный документ
Статья актуализирована 14.06.2018г.
Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.
Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).
При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы «1С».
В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.
Зачем нужен УПД
На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.
Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:
А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:
Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).
В каких случаях можно использовать УПД
За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:
УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.
Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Что включает в себя УПД
Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).
Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
Как присвоить номер УПД
Номер передаточного документа зависит от его статуса.
Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».
Наименование экономического субъекта и печать
В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.
Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.
Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.
Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно
В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:
Как заполнить УПД в программе «1С:Бухгалтерия 8»
Пользователи системы «1С:Предприятия 8» уже сегодня могут использовать в работе универсальный документ, который заполняется в соответствие с данными ФНС рекомендациями. Его форма реализована в следующих программах системы «1С:Предприятие»:
В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.
Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ. Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.
Как исправить УПД в «1С:Бухгалтерии 8»
Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.
Корректировка реализации и УПД
Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:
Как заполнять УПД в 2021 году
Чтобы упростить документооборот, связанный с продажей товаров, оказанием услуг и выполнением работ, разработан универсальный передаточный документ (УПД).
Он объединил функции первичных документов, оформляемых при совершении сделок. УПД является основанием подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. На его основе рассчитывается начисление или вычет НДС.
Что такое УПД и когда его ввели
Аббревиатура УПД расшифровывается, как «Универсальный передаточный инструмент», т. е. это документ, который объединяет счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную или другой первичный документ, которые подтверждают факт отгрузки товара.
Стандартно счет-фактура выписывается продавцом на оплату товара. Он формируется на специальном бланке и является первичным документом при расчете НДС. Вторым документом, подтверждающим факт совершения сделки, является накладная. Она заполняется при отгрузке товара покупателю.
В целях упрощения документооборота, эти два документа решили объединить и сделать подтверждением факта совершения сделки составление одного документа – УПД.
Форма УПД рекомендована к применению письмом ФНС № ММВ-20-3/ [email protected] Она разработана на основе счета-фактуры и носит рекомендательный характер. Применять ее в бухгалтерском учете или нет, компания решает самостоятельно.
Виды УПД
УПД – это универсальный платежный инструмент, который может заменить следующие документы:
Он может быть сформирован в двух видах:
Бумажном. Стандартный способ, подразумевающий распечатку бланка документа на бумажном носителе и ручном введении данных. Способ уже исчерпал себя, хотя многими компаниями еще применяется. Недостатком является невозможность при необходимости добавить дополнительные строки или графы.
Электронном. Наиболее современный вариант. Возможности у электронного УПД больше, чем у бумажного документа. Составитель самостоятельно выбирает, какие ввести реквизиты, функцию для файла электронного документа, определяющую ее тип. Затем он заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, т. к. для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Когда и где применяется УПД
Пользоваться УПД могут компании любой формы собственности, частные и бюджетные, индивидуальные предприниматели. На это не оказывает влияние юридический статус, организационно-правовая форма фирмы, режим налогообложения.
УПД можно применять при совершении следующих операций:
УПД на услуги
УПД может оформляться вместо акта выполненных работ или одновременно заменять счет-фактуру и акт выполненных работ.
При этом должны быть соблюдены следующие требования:
УПД на товары
При оформлении УПД на оплату за товары, он заменяет счет-фактуру, которую выписывает продавец для оплаты.
ФНС рекомендовала форму, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Однако любая компания может видоизменять некоторые поля при условии, что все необходимые бланк будет содержать. Можно модернизировать блоки, дополнив своей информацией.
УПД на услуги и товары одновременно
Требования по выставлению отдельных счетов-фактур на каждый вид товара или услуги отсутствует. Соответственно в одном документе можно отражать одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно.
Что лучше счет-фактура или УПД
Оба документа применяются в качестве первичных, подтверждающих совершение операции. Какой удобнее использовать определяется спецификой бизнеса конкретной компании и условиями сделки.
В таблице приведена сравнительная характеристика СФ и УПД.
Обязательность применения
Назначение
Подтверждает факт отгрузки товаров и выполнения услуг
Может объединять счет-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную
Отражение применения документа в учетной политике компании
Вид документа
При использовании в качестве счета-фактуры только электронный
Форма документа
Расчет при авансовых платежах
Корректировки и исправления
Могут быть затруднения и замедления оформления документов
Если возникла необходимость в нескольких одинаковых экземплярах первичных бухгалтерских документов
Возможность включения в один документ товары и услуги
Наличие дополнительных документов, подтверждающих операцию
Да, необходима товарная накладная
Что проще оформить
Более объемный документооборот
Составляется один документ
С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации. УПД лучше использовать в малом и среднем бизнесе, когда количество хозяйственных операций достаточно ограничено, с небольшим документооборотом. Он снизит нагрузку и упросит работу учетного работника.
Какими документами можно заменить УПД
Пользоваться УПД или нет, решение принимает уполномоченное лицо компании. Заменить его можно на стандартные документы первичной отчетности: счет-фактуру, акт выполненных работ, накладную.
Можно ли УПД заменить акт выполненных работ
Да, акт выполненных работ может быть заменен формированием УПД. Он может быть сформирован в качестве только акта (счет фактура в этом случае выписывается отдельно) или объединить акт и счет-фактуру.
Можно ли создать УПД в иностранной валюте
Прямого запрета на заполнение документа в валюте, отличной от рублей нет. Однако, чтобы у налоговой не возникло вопросов, лучше добавить в форму графу с рублевым эквивалентом.
Использование УПД вместо товарной накладной
Применять вместо накладной УПД можно в следующих случаях:
В процессе хозяйственной деятельности могут возникать ситуации, когда УПД и накладные оформляются по одному договору одновременно. Это не повлияет на учет расходов и НДС, если этот способ будет закреплен в учетной политике компании и оговорен в договоре поставки. В этом случае у ФНС не возникнут вопросы о применении в рамках одного договора разных форм отчетности.
Пошаговая инструкция по заполнению
Поскольку в ФНС не установлены жесткие стандарты в отношении формы УПД, компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенную форму и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость).
Форма
За основу при формировании УПД была взята форма счета-фактуры. Бланк документа можно взять из письма ФНС ММВ-20-3/ [email protected] (приложение №1) и адаптировать его под конкретную сделку.
Какие реквизиты являются обязательными
Учетный работник сможет включать или исключать из документа данные, но следующая информация должна быть в обязательном порядке:
Правила заполнения
Давайте разберем, как правильно составить документ.
Статус
Статус несет информационный характер. Этот реквизит отражается под кодом «1» или «2». В первом случае заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором заполняются только показатели для первичного документа. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.
Статус ставится с верхнего левого края бланка:
Номер
Номер документу присваивает продавец, формирующий УПД. Он ведет журнал учета полученных и выданных счетов-фактур (книгу покупок). При этом согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 1137, счета-фактуры должны регистрироваться в хронологическом порядке по дате получения.
В документ ставится дата составления УПД.
Номер и дата проставляются вверху документа (и при исправлении также):
Она может совпадать с датой операции: когда был отгружен товар или оказаны услуги.
Табличная часть
В ней содержаться идентификационные признаки товара с расчетом суммы НДС.
Таблица заполняется в соответствии с наименованием граф.
Подпись
Подписывают документ руководитель компании, представитель бухгалтерии. Это обязательно в соответствии с требованиями ФНС.
Подписи в УПД со стороны продавца
В графе 10 должны быть указаны лица, которые занимались отгрузкой, водители, уполномоченные передавать права с указанием должности, Ф.И.О. и подписью.
В графе 13 лица, отвечающие за правильное оформление операции с продающей стороны.
Подписи в УПД со стороны покупателя
Рядом указываются лица, отвечающие за правильное оформление операции с принимающей стороны.
В графе 15 – кто получил товар.
В графе 18 – ответственный за правильное оформление документа.
Наименование организации и печать
Поле 19 – наименование составителя документа предназначено для случая, когда покупатель работает без печати. В этом случае может быть указан ИНН/КПП компании. Если поставлена печать, поле на заполняется.
Дополнительные поля
Дополнительными полями УПД считаются разделы, которые не обязательны к заполнению и применяются для удобства сторон.
Какие графы являются дополнительными:
Образец
Ниже представлен образец заполненной формы УПД.
Здесь представлен УПД, включающий счет-фактуру и передаточный документ.
Выставление УПД
Ст.168 НК РФ устанавливает, что счет-фактура должна быть выставлена в срок не позднее 5 календарных дней с момента совершения операции. На основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ первичный учетный документ оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной деятельности, либо сразу после него.
Получается, что УПД должен быть оформлен либо в день совершения операции, либо на следующий день, т. е. даты в полях 1 и 11 должны совпадать. Однако, согласно приложению № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected] допускается разница в датах, если отгрузка произошла на следующий день после оформления документа или, когда документ был оформлен после даты фактической отгрузки, в случае, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
Особенности исправления ошибок
Порядок исправления ошибок определен в письме ФНС N ММВ-20-15/ [email protected] Он зависит от статуса документа и какие данные требуют изменения.
Статус 1
Необходимо руководствоваться Постановлением N 1137, в котором определен порядок исправления ошибок в счетах-фактурах, а также законом № 402-ФЗ, который содержит требования к исправляемым первичным бухгалтерским документам.
Применяя указанные нормы можно установить, что при обнаружении ошибок в УПД, должен быть составлен новый документ. При этом он должен содержать дату исправления и подписи лиц, которые внесли изменения.
Конкретные ситуации по способу исправления ошибок приведены в письме ФНС.
Статус 2
В УПД со статусом 2 исправление ошибок производится аналогично, как по документу со статусом 1, в зависимости от их характера и особенностей документа.
Корректировка реализации и УПД
Если изменилась стоимость товаров (выполненных работ, оказанных услуг), при наличии согласия покупателя на такое изменение, исправления в УПД, как и в иные первоначальные первичные документы, вносить не требуется.
Для корректировки ФНС предлагает применять универсальный корректировочный документ (УКД). Порядок его составления определен в письме № ММВ-20-15/[email protected]
Преимущества и недостатки УПД
Универсальный передаточный документ имеет следующие достоинства:
Какие есть ограничения:
Сколько времени хранятся УПД?
На основании статьи 283 налогового кодекса РФ первичные документы хранятся в течение 5 лет.
Требуется ли выдавать накладные (УПД) физическим лицам?
Нет, не требуется. Вместо УПД операция подтверждается кассовым чеком. Если покупателю- физлицу требуется накладная, вы сможете ее выписать, это не запрещено.