Тендерная документация что это такое
Подготовка документов для тендера
Список документов для тендера — это:
При проведении тендера вслед за планированием заказчику необходимо опубликовать в Единой информационной системе (далее — ЕИС) документы для определения поставщика, которая отражает его потребность и условия проведения закупки. Поставщик, чтобы принять участие в процедуре, должен предоставить сведения, которые подтверждают, что он способен выполнить заказ.
Документы для тендера, которые готовит заказчик
Заказчик готовит извещение, которое должно быть составлено в соответствии с требованиями ст. 42 44-ФЗ, а также документацию в соответствии с требованиями ст. 50, 64, 87 44-ФЗ. При этом он вправе вносить изменения в документацию, но обязан публиковать извещение о вносимых правках. Неотъемлемой частью документации является:
В процессе определения поставщика заказчик также публикует протоколы о соответствии заявок требованиям.
Также предусмотрен протокол отказа от заключения контракта со стороны заказчика, который необходим на случай, если последний столкнулся с необходимостью это сделать уже на этапе подписания.
Ниже мы собрали образцы документов, которые понадобятся заказчику при подготовке к тендеру.
Извещение о проведении аукциона
Документация об электронном аукционе
Документы для подачи заявки на тендер поставщиком
Перечень включает базовый пакет документов, аналогичный тому, что требуется поставщику для аккредитации на любой электронной площадке (подробнее об этом мы писали, например, в статье «Как пройти аккредитацию на РТС-тендер»). А также следующую информацию:
Поставщику понадобятся документы для тендеров, образцы которых можно скачать ниже.
Что такое тендерная документация. Подготовка тендерной документации
Многие организации участвуют в различных тендерах. Но при этом часто не знают о том, как правильно составляется и заверяется тендерная документация. При этом такой вопрос является одним из самых важных, требующих особого к себе внимания. Как порядок, так и состав тендерной документации определены законами и нормативными актами, которым они обязаны соответствовать.
Понятие тендера
Тендер – это конкурс на предоставление услуг, товаров или выполнение каких-либо работ. Правила проведения таких отборов указываются в тендерной документации, в соответствии с которой участники, желающие принять участие в борьбе, должны предоставить комиссии наиболее выгодные условия, предлагаемые заказчику.
Контракт на тендер заключается с участником, который может предоставить самое выгодное для организатора предложение, последнее при этом должно полностью соответствовать выставленным указаниям.
Тендерная документация – это пакет документов, который раскрывает условия конкурса и содержание будущего контракта.
Она обязательно содержит в себе как техническую, так и коммерческую части.
Техническая часть состоит из сведений об условиях заключаемого контракта, характеристик и описания предмета или объекта торгов, инструкций, предназначенных для поставщиков, а также информационные карты, на которых указывается порядок осуществления и подачи заявок на участие в конкурсах. Также в этой части располагаются требования к содержанию заказа на поставку: наименование, объемные графики, ссылки на стандарты и технические условия.
В коммерческой части тендерной документации содержатся все цены и порядок их исчисления, условия, установленные графиком платежей, источники финансирования этого контракта. Также здесь указываются гарантии, предоставляемые банком на выполнение тендерной сделки со стороны заказчика, и требования, выставляемые по различным видам страхования.
Тендерная документация, образец составления заявки и рекомендации к их заполнению содержатся в МДС 80-4.2000 Госстроя России. Более детальное содержание документации определяется тендерным комитетом.
Порядок составления
Подготовка тендерной документации – это отдельная, очень важная и неотъемлемая процедура проведения любого конкурсного торга. В ней оговорено в соответствии с действующим законодательством содержание личных данных, таких как:
Проверяющие органы всегда выдвигают требования на наличие составленного проекта договора из списка выставляемых условий. Также в документации указывается метод оценки вносимых предложений при помощи определенной системы.
Оформление
Разработка тендерной документации может проводиться как самим организатором, так и специальной консалтинговой компанией. Для ее составления можно воспользоваться типовыми образцами и методическими рекомендациями, а также законодательством, в котором прописаны нормативные требования к составлению. Также можно обратиться в финансовый центр, где специалист по тендерной документации предложит свои услуги по грамотному ее составлению. Там вам в короткие сроки окажут профессиональную и квалифицированную помощь.
Содержание
Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как численное и подробное содержание пакета документации, составленного поставщиком, выраженное подтверждение его заявки на участие:
Потенциальный поставщик имеет право обратиться в письменном виде к организатору тендера с требованием о разъяснении пунктов и положений тендерной документации в срок не позднее 10 дней до окончательного вынесения решения. В свою очередь, организатор тендера обязан в течение трех дней с момента получения такой заявки направить соответствующие пояснения всем поставщикам, участвующим в данном конкурсе, не указывая при этом автора первичного запроса.
Внесение изменений и дополнений
Дополнения или какие-либо изменения может вносить специалист по подготовке тендерной документации по требованию организатора тендера. Такие действия не являются противозаконными или противоправными. В случае необходимости организатор тендера имеет право вносить в пакет документов изменения, связанные с изъявлением собственной инициативы или в качестве ответа на полученный запрос от потенциального поставщика, в период не позднее 7 календарных дней до истечения сроков подачи заявок на тендер.
После внесения изменений о них незамедлительно необходимо оповестить всех потенциальных поставщиков, которым была выдана тендерная документация. Срок на выполнение таких оповещений и замену пакетной документации устанавливается в размере 5 рабочих дней.
Содержание заявки на тендер
Требования к тендерной документации определяют ее состав:
Документы, подтверждающие соответствие потенциального поставщика выдвигаемым квалификационным требованиям
Каждый потенциальный поставщик, который решил принять участие в тендере, обязан предоставлять такие документы:
Таблица цен
Оформление тендерной документации происходит с учетом прайс-листов. Потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки. Она должна быть составлена и предоставлена в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов.
Таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации.
Когда производится подготовка тендерной документации, определяется состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:
Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены.
Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться.
Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.
Обеспечение заявки
В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.
Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.
В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.
Подача тендерных заявок
Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись.
Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения. Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии.
Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.
Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи «не вскрывать до. «.
Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.
Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения. Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.
После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии.
Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.
Как провести тендер
Не всегда участники тендера честны: они могут подать заявку, в которой скрыты важные детали. Подробнее рассказываем в статье.
Государственные и коммерческие тендеры
Тендер — это торги, в которых заказчик объявляет, что ему нужно выполнить определенную работу в пределах определенной суммы, а исполнители соревнуются за то, чтобы получить этот заказ. Тендеры могут быть от госзаказчиков и от частных компаний. Гостендеры подчиняются двум законам — 223 ФЗ и 44 ФЗ, изменения в этих законах происходят почти каждый день.
Коммерческие тендеры чаще проходят в форме конкурса и аукциона и подчиняются статьям 447-449 гражданского кодекса и положению 135 ФЗ о защите конкуренции.
Инструкции, как провести тендер на закупку или услуги, нет, основные правила прописаны в двух законах и статьях гражданского кодекса, но есть действия, без которых нельзя зайти на торги. Рассказываем по порядку про коммерческие торги, а государственные — это отдельная тема, про которую расскажем отдельно.
Получить цифровую подпись
Основная часть торгов проходит на электронных торговых площадках. Чтобы в них участвовать, надо получить цифровую подпись. Где и какую подпись получать, зависит от торговой площадки. Есть универсальные цифровые подписи, которые работают, например, на шести государственных и нескольких коммерческих площадках для тендеров и аукционов. Есть только те, которые работают на специальных площадках, например на площадке «РТС-тендер». Универсальная подпись для нескольких торговых площадок стоит в Москве 4000 рублей.
Электронные подписи выдают в удостоверяющих центрах. Там же могут помочь с документацией для тендеров.
Цифровую подпись делают не дольше трех дней; есть центры, которые делают за один-два часа, если все документы готовы и в порядке.
Электронная подпись
Зарегистрироваться на торговой площадке
Теперь надо выбрать торговую площадку для размещения тендера. В поисковых системах их десятки.
Самые крупные торговые площадки:
На коммерческих торговых площадках нет строгого отбора, можно размещать любой тендер. На Главном портале закупок тендеры размещают только госзаказчики вроде школ, университетов, больниц.
Чтобы зарегистрироваться на любой торговой площадке, нужна цифровая подпись и пакет документов, который агрегатор или площадка запрашивает для регистрации. Чаще просят:
ИП отправляют выписку из налоговой.
Если есть все нужные для участия в тендере документы и электронная подпись, регистрация занимает не больше двух часов.
После регистрации можно участвовать в закупках — создать тендер и подготовить конкурсную документацию:
Подготовить и разместить конкурсную документацию тендера
Особых требований к документации тендера в законе нет. Есть общие юридические рекомендации — например, заказчик готовит документы к тендеру: пишет инструкции по заполнению документов, описывает порядок заключения контракта, порядок рассмотрения и изменения заявок, а также объект закупки — что именно хочет купить или сделать.
В документации не должно быть разногласий между данными в сопровождающих документах и в объявлении тендера. Например: заказчик хочет достроить здание и выставляет тендер, чтобы найти строителей. В тендере нет чертежей, данных по объекту. Строительная компания хочет участвовать и просит заранее показать чертежи, обозначить объем работы, чтобы понять, насколько выгодно это предложение. А заказчик отвечает, что все данные по объекту получат только те, кто выиграет тендер. Может оказаться, что придется достраивать, но деньги на такую работу не заложены в тендере, а в договоре написано, что нужно сделать все необходимые работы на объекте.
Поэтому надо внимательно собирать документы к тендеру. Например, если необходимо что-то построить, надо указать объем; если нужна мебель — описать какая и из каких материалов, можно прикрепить картинку в качестве примера.
Условия тендера должны быть прописаны четко и просто. Если простоты и точности нет, тогда исполнитель будет писать и уточнять информацию. Публиковать тендер можно после того, как вся информация будет доступной и понятной.
Участие в тендере
Электронный аукцион проходит онлайн на сайте, такие сайты называются — электронными торговыми площадками. После того как все заявки допущены, начинаются торги.
Проходят они так: есть начальная максимальная цена контракта — это максимальная цена, по которой заказчик готов заключить контракт. Есть условные три компании, которые готовы участвовать в этих торгах.
Вот пример аукциона, когда цена постепенно снижается:
Компания «Программы» готова заплатить за мебель 10 000 000 рублей. Три компании предлагают свои условия: одна может сделать мебель за 9 800 000 рублей, другая — за 9 780 000 рублей. Торги длятся до тех пор, пока заказчика и исполнителя не устроит цена.
Дальше с компанией-победителем заключают контракт. В контракте не должно быть разногласий между данными, которые были в заявке и которые есть в договоре.
Есть еще конкурсы, запросы котировок и запросы предложений. На конкурсе выбирают компанию, которая сделает лучшее предложение за те деньги, которые заказчик готов платить.
По данным запросов котировок и запросов предложений выбираются наилучшая цена и наилучшее предложение, но запросы проводятся в определенных случаях, и это отдельная статья. Чаще всего проходят аукционы и конкурсы.
Проверить участника
В документации тендера заказчик может написать требование, чтобы участник отсутствовал в реестре недобросовестных поставщиков. Эту информацию можно проверить на специальном сайте.
Туда попадают те, кто отказывается от заключения госконтракта, когда побеждает в торгах, кто выполняет заказ не в срок или после кого работу приходится переделывать другим исполнителям.
Счет для ИП и ООО в Модульбанке
Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ
Короче
Главное
Тендеры бывают государственными и коммерческими, их контролирует Антимонопольная служба
За отказ от госконтракта можно попасть в реестр недобросовестных поставщиков
Бывают тендеры, в которых участвуют по сговору, — их можно отследить по тому, как прописаны условия
Всего четыре вида тендера:
Самые распространенные — конкурс и аукцион.
Какие бывают тендеры и как повысить шансы на победу
Необходимый минимум для тех, кто никогда не участвовал
Мы начинаем серию статей о тендерах: пошагово разберем разные виды закупок.
Начнем с самых азов — если вы уже участвовали в тендерах и побеждали, то, скорее всего, всё это вы уже знаете.
Что такое тендеры и какие они бывают
Термин «тендер» часто употребляется в сфере закупок, но в российских законах до сих пор нет его официального определения. В общепринятом смысле тендер — это конкурсные торги.
Заказчик объявляет условия, по которым будет покупать товары, услуги или работы. А поставщики с учетом требований предлагают свои варианты. Заказчик заключает контракт с поставщиком, у которого условия лучше. Правда, в жизни все гораздо сложнее.
Например, школа хочет закупить стулья и парты. Это госучреждение — пойти в мебельный магазин школа не может. По закону она должна провести тендер и выбрать поставщика конкурсным путем. Поэтому школа формирует требования к закупке и критерии, по которым будет отбирать победителя. Размещает информацию о закупке на специальном сайте для тендеров. В назначенный день школа подводит итоги и выбирает поставщика.
Чтобы свободно ориентироваться в теме, сначала нужно узнать все термины. Это не самый интересный раздел статьи, но без него невозможно понять основное.
В зависимости от того, кто организует конкурс, тендеры делятся на государственные, для компаний с госучастием и коммерческие.
Тендеры для компаний с госучастием проводят компании, частично или полностью принадлежащие государству, компании с регулируемой деятельностью и естественные монополии. Например, нефтегазовые, энергетические и горнодобывающие компании.
При организации закупок они руководствуются 223-ФЗ и внутренними положениями компаний о закупках. Их можно найти в открытом доступе. Вот, например, положения о закупках РЖД и «Газпрома».
Коммерческие тендеры могут проводить любые негосударственные компании. Эти закупки регулируются гражданским кодексом, федеральным законом «О защите конкуренции» и внутренними положениями.
По составу участников тендеры бывают открытыми, закрытыми и с ограниченным участием. В открытых закупках может принять участие любая компания. В закрытых — только компании, которые пригласил организатор. Это как вечеринка по приглашениям. В тендерах с ограниченным участием — все, кто соответствует специальным условиям. Например, условием может быть наличие особенного оборудования или определенной квалификации.
По количеству этапов тендеры делятся на одноэтапные и двухэтапные.
В одноэтапных организатор тендера выбирает победителя только на основе полученных предложений — без дополнительных обсуждений и встреч с участниками.
В двухэтапных после первого этапа заказчик может отобрать пул интересных предложений, а на втором — выбрать из них победителя. Здесь заказчик в процессе тендера может уточнить требования к закупке, а участники — доработать заявку перед финальным отбором.
По способу закупок тоже несколько вариантов.
Аукцион. Здесь ключевой критерий — цена. Кто предложит ниже, тот и победил.
Конкурс. Побеждает участник, который предложил лучшие условия по тендеру. Например, если компания выбирает подрядчика для издания корпоративного календаря, она может оценивать предложенную концепцию и эскизы дизайнера.
Запрос котировок или цен. Как и в аукционе, победителем становится участник с самой низкой ценой. Разница в том, что сроки представления заявок в таком тендере сильно ограничены: обычно не больше недели.
Запрос предложений. Заказчик выбирает предложение с лучшими условиями. Но, в отличие от конкурса, сроки проведения такого тендера обычно не превышают 10 дней.
Закупка у единственного поставщика. В отличие от остальных видов, это неконкурентный способ закупки. Заказчик никого не выбирает, а отдает контракт определенному исполнителю. Это возможно, например, при закупке услуг у монополиста: железнодорожных перевозок у РЖД или отправки корреспонденции у Почты России.
У любого тендера несколько характеристик. Например, коммерческая компания может объявить открытый конкурс, а госучреждение — закрытый аукцион.
Кто может участвовать в тендерах
Главное — соответствовать требованиям, подать полный пакет документов и сделать лучшее предложение. Шансы на победу есть у всех.
Правда, нюансы для физлиц все равно есть. Они не смогут стать участниками закупок, где есть ограничения в условиях. Всего таких ограничений три:
Если компания сотрудничает с физлицом, то по закону она обязана платить НДФЛ и страховые взносы. Поэтому в таком случае исполнитель на руки получит сумму меньше, чем указана в контракте. Как участвовать в разных видах закупок — расскажем в отдельных статьях.
Как повысить шансы на победу в тендере
Победителем может стать любой участник, если он предложил лучшие условия и правильно подал документы.
Как молодой компании победить в тендере. Для победы в некоторых видах закупок, например в конкурсах, важны деловая репутация и опыт работы. При оценке заявок эти факторы принимаются во внимание наряду с ценой. Поэтому молодым компаниям в таких закупках победить сложно, особенно если конкурентов много. Но есть тендеры, в которых участники побеждают только потому, что оказались единственными, кто подал заявку по всем правилам.
Как победить, не снижая цену. Все зависит от тендера. Если это аукцион или запрос котировок, то низкая цена — ключевой фактор для определения победителя. Поэтому лучше сразу определить, до каких пределов вы готовы снижать цену.
Что такое тендерное сопровождение и нужно ли оно. Тендерное сопровождение — услуга, при которой специалисты помогают готовиться и побеждать в тендерах. Специалисты могут участвовать на всех этапах или только помочь найти подходящий тендер и собрать пакет документов.
Тендерное сопровождение — хороший выход, если еще никогда не участвовали в закупках.
Услуги предлагают как специализированные компании, так и частные специалисты по закупкам. Их можно найти, например, на «Авито», «Юду», « Профи-ру ».
Еще есть ресурс GZEX. Там все устроено как на любой бирже фрилансеров: заказчики оставляют задания, а исполнители предлагают свои услуги.